文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

ご導入内容とお客さまの状況

お客さま	大手非鉄金属加工会社A社様
利用範囲	サイト数：3か所 ユーザ数：約200名
導入の目的	ISO関連文書の文書管理と承認ワークフロー
対象文書	ISO関連文書
新システム導入の要件	現行システムの要件を満たしていること カスタマイズができること
カスタマイズ要件	ワークフロー承認機能の追加

導入の経緯

お客さまの課題となっていた業務

ISO関連文書の新規制定、維持、改善業務における膨大な文書の発行、改定作業、関連部門への配付、差替など、文書管理業務。既存の文書管理システムで管理されていました。

文書管理システムにおける課題

2008年現行システムのリプレース時期となったものの、バージョンアップされた現行システムでは、運用上 発生した様々な課題が解決できない。そこで、各要件を満たした新システムの導入に踏み切りました。

新システムに求めた要件

• 現行システムの要件を満たしていること
• 画面上に表示された文言の変更など、小さな要求事項にも柔軟に対応できること

対象文書

A社様の、文書管理システムにおける対象範囲の文書は多岐にわたります。
各文書には多くの添付資料が存在しました。

1）ISO関連文書	共通マネジメントマニュアル／マネジメントマニュアル／基本規則／ 組織規則／管理規則／規格／標準文書類／記録類
2）苦情関連文書	苦情連絡票／苦情調査報告書／是正処置報告書／予防処置報告書／ 是正処置勧告書／返品受入れ連絡票／検査結果及び処置の依頼票／ 処置結果報告票／苦情処理進捗状況管理票
3）OHS文書	管理規則／規格･標準文書類／記録類

<カスタマイズ要件>ワークフロー承認機能の追加

i-Search Webのコア機能として搭載している「本登録機能」「仮登録機能」をカスタマイズし、ワークフロー承認機能を追加しました。

• 承認が必要な文書に対して承認者を指定
• 指定された承認者に通知メールの自動送信
• 承認者による文書の承認
• 最終承認者が承認したら、i-Search Web上で文書公開
• 承認者による却下は理由を入力できるコメント欄設置

カスタマイズした承認フローの流れ

i-Search Web導入後の運用について

その他の追加作業→Notesからのデータ移行

Lotus Notesで管理していた苦情関連文書のデータ移行も追加作業として実施。NotesデータからPDF変換し、Excelファイルで保存していた添付資料のデータと合せて、i-Search Webに登録しました。

※i-Search Web以外のその他の商標はそれぞれの権利帰属者の所有物です。