導入事例

非鉄金属加工会社A社様
ISO関連文書の文書管理と承認ワークフロー
T区役所様
定額給付金の申請受付給付業務支援
カード会社A社様
会員請求明細表のCOMフィルム管理

機能

使いやすい検索機能

4つの検索機能があります。

1)インデックス検索
文書のインデックス(属性情報)に対しキーワードで検索します。
2)フォルダ検索
Windowsエクスプローラのように、フォルダの階層構造(ツリー構造)から該当文書を検索します。
3)全文検索
文書に含まれるテキスト全体をキーワードで検索します。
4)串刺検索
複数の文書種別のインデックスに対し同一キーワードで一括検索します。
~属性検索の検索キーは自由に設定~
属性検索では、機能として搭載している項目だけでなく、管理部署やカテゴリなど、お客さまが任意に設定した属性で検索することもできます。
また、運用し始めてからでも、属性項目を自由に追加できます。

多彩な表示機能

検索結果を表示する機能は3種類あります。

1)一覧表示

検索結果のインデックスを一覧で表示します。

2)サムネイル表示

検索結果を縮小されたイメージ画像の一覧で表示します。

3)リスト表示

検索結果をインデックスの一覧とサムネイルで表示します。

~該当書類はPDFで表示~

それぞれ表示された結果から、該当文書を選択すると、詳細画面が表示されます。
詳細画面はPDFで表示されます。

セキュリティ機能 ~アクセス管理機能~

i-Search Webでは一般的なシステムを管理する機能の権限の他に、文書種別単位でアクセス権限を設定できる機能を持っています。

<システム管理機能>
ユーザ/グループ
管理権限
ユーザやグループの閲覧、追加、変更、削除コマンドを実行できる権限。
文書種別管理権限 文書種別の閲覧、追加、変更、削除や、各文書種別インデックスを閲覧、追加できる権限。同時に、文書種別毎にアクセス権限を追加、変更、削除できる。
ログ閲覧権限 i-Search Webのアクセスログの閲覧(フィルタリング表示を含む)や、クライアントマシンにダウンロードできる権限。
フォルダ管理権限 i-Search Web上で利用するフォルダの追加、削除、名称変更をおこなうことができる権限。
文書管理権限 文書のロックを外すことができる権限。関連文書設定を実行できる権限。
インポート権限 インデックスファイルを利用して文書を一括してi-Search Webに登録する権限。
エクスポート権限 登録されている文書を一括してエクスポート(サーバーのディスクに保存)する権限。
<文書単位でアクセス権限を設定>
文書検索権限 登録した文書を検索出来る権限
文書仮登録権限 文書の仮登録が出来る権限
文書本登録権限 文書の本登録が出来る権限
文書更新権限 文書の更新が出来る権限
文書削除権限 文書の削除が出来る権限
検索結果出力権限 検索結果のCSVファイル出力が出来る権限
文書保存権限 文書の保存(ダウンロード)が出来る権限
文書廃棄権限 保管期間を経過した文書を廃棄(削除)出来る権限
履歴検索権限 文書の更新履歴を閲覧する事が出来る権限

その他の便利な機能

i-Search Webには、シンプル機能ながらも、文書管理システムで一般的に利用される機能は搭載しています。

個別/連続登録 ファイル指定により登録をおこないます。登録時にインデックス(属性情報)をi-Search Web画面より入力します。また、フォルダ指定により、ファイル群の一括登録もおこなえます。
公開管理 公開開始日を設定した文書は、公開開始日までは検索対象となりません。
変更履歴管理 該当文書の差し替えやインデックス(属性情報)データの変更を行ったとき、旧版として保有し履歴を確認することができます。
リテンション管理 保存期間が規定されている文書について、保存期間満了期をお知らせします。
ログ管理 i-Search Webはユーザの操作ログを収集します。ログ情報のエクスポート機能も提供致します。
関連文書管理 各文書種別で特定のインデックスにより関連のあるものは、関連文書として管理します。
インポート/
エクスポート
他のアプリケーションからのデータベース取込みや、 i-Search Webに登録されているデータを他のアプリケーションでも読めるファイルフォーマットに出力します。
~関連文書はクロスで管理~
過去の文書だけでなく、同一キーワードをもつ関連文書や親子関係にある添付文書など、相互参照ができます。
<関連文書管理のイメージ図>

使用例

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