大手証券会社A社様 「口座開設申込書」と「本人確認書類」のスキャニング

ご導入内容とお客さまの状況

お客様業種 大手証券会社A社様
ご導入いただいた内容 「口座開設申込書」と「本人確認書類」のスキャニング
イメージデータ検索システムのご提供
対象書類名 口座開設申込書、本人確認書類
書類の数量 口座開設申込書:約400万枚、本人確認書類:約600万枚

導入の経緯

スキャニング前の書類の保管状況

ジェイ・アイ・エムのサービスをご導入いただく前は、各書類を紙原本で保管、活用されていました。
支店単位でファイルボックスに格納、箱の中は口座番号順に管理されていました。

お客様の業務の課題

紙原本での保管、管理ではさまざまな問題が発生していました。

  1. 口座開設機会の増大で、急増する業務処理の量的拡大に対応しきれない。
  2. ファイリングに手間がかかる。また、ファイリングミスで原本が見つからず、検索に膨大な時間がかかる。
  3. 多様化する当局の検査、内部監査への対応に手間がかかる。
  4. FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制したい。
  5. 災害リスクによる原本喪失の危険性も不安。
    そこで、「口座開設申込書」とそれに付随する「本人確認書類」をスキャニングし、システムで管理、活用することに踏み切りました。

ジェイ・アイ・エムにおける作業の概要と作業期間

  1. お客さま社屋内に、専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。
  2. お客様のホストデータにあった顧客情報を活用、スキャニングしたイメージデータと照合させて属性情報を作成する方式で実施。
    (この方法はホームページで公開していません。詳しい情報は、お電話やメールでお問い合わせください。)
  3. 作業期間は約1年間。
    お客さま社屋内でおこなうことで、書類の移動時間を短縮。また、既に管理されていた顧客情報を活用することで、いちからのデータ入力が不要となり、作業期間を短縮。

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

~業務効率化とコスト削減~

イメージ化により検索性がアップ。原本を探し出す時間が削減し、業務効率化が実現。
120名で行っていた事務作業が10%程度の人員に削減することができた。各営業店での業務も軽減できた。

~迅速な問い合わせ対応で顧客満足度もアップ~

税務調査などの当局の調査に対し、速やかに対応できた。
また、お客さまからの問い合わせにも迅速に対応できるようになった。

~オペレーションミスの未然防止~

各営業店でもイメージを閲覧できることで、FAX送信がほとんどなくなった。FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制。

~災害リスク未然防止~

イメージデータを活用することで、紙原本は、地震が少ない地域で厳重な倉庫に保管することができた。

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