大手証券会社A社様 「口座開設申込書」と「本人確認書類」のスキャニング
ご導入内容とお客さまの状況
| お客様業種 | 大手証券会社A社様 |
|---|---|
| ご導入いただいた内容 | 「口座開設申込書」と「本人確認書類」のスキャニング イメージデータ検索システムのご提供 |
| 対象書類名 | 口座開設申込書、本人確認書類 |
| 書類の数量 | 口座開設申込書：約400万枚、本人確認書類：約600万枚 |
導入の経緯
スキャニング前の書類の保管状況
ジェイ・アイ・エムのサービスをご導入いただく前は、各書類を紙原本で保管、活用されていました。
支店単位でファイルボックスに格納、箱の中は口座番号順に管理されていました。
お客様の業務の課題
紙原本での保管、管理ではさまざまな問題が発生していました。
- 口座開設機会の増大で、急増する業務処理の量的拡大に対応しきれない。
- ファイリングに手間がかかる。また、ファイリングミスで原本が見つからず、検索に膨大な時間がかかる。
- 多様化する当局の検査、内部監査への対応に手間がかかる。
- FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制したい。
- 災害リスクによる原本喪失の危険性も不安。
そこで、「口座開設申込書」とそれに付随する「本人確認書類」をスキャニングし、システムで管理、活用することに踏み切りました。
ジェイ・アイ・エムにおける作業の概要と作業期間
- お客さま社屋内に、専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。
- お客様のホストデータにあった顧客情報を活用、スキャニングしたイメージデータと照合させて属性情報を作成する方式で実施。
（この方法はホームページで公開していません。詳しい情報は、お電話やメールでお問い合わせください。） - 作業期間は約1年間。
お客さま社屋内でおこなうことで、書類の移動時間を短縮。また、既に管理されていた顧客情報を活用することで、いちからのデータ入力が不要となり、作業期間を短縮。
導入効果
お客さまにあげていただいた導入効果です。
～業務効率化とコスト削減～
イメージ化により検索性がアップ。原本を探し出す時間が削減し、業務効率化が実現。
120名で行っていた事務作業が10%程度の人員に削減することができた。各営業店での業務も軽減できた。
～迅速な問い合わせ対応で顧客満足度もアップ～
税務調査などの当局の調査に対し、速やかに対応できた。
また、お客さまからの問い合わせにも迅速に対応できるようになった。
～オペレーションミスの未然防止～
各営業店でもイメージを閲覧できることで、FAX送信がほとんどなくなった。FAX誤送信による個人情報漏えいのリスクを抑制。
～災害リスク未然防止～
イメージデータを活用することで、紙原本は、地震が少ない地域で厳重な倉庫に保管することができた。
ご質問・ご相談・お見積りなどお気軽にお問い合わせください。
