スキャニングのメリット

スキャニングのメリットはコスト削減!だけじゃない!

省スペース化、情報共有化、検索性Up、迅速な問い合わせ対応、紛失防止、業務効率化、コスト削減、セキュリティ確保、CO2削減、原本劣化防止、災害復旧対策など、多くのメリットがあります。

オフィスの書類で、こんな「困った!」はありませんか?

1.とりあえず何でも保管しているからキャビネットに入りきらない

省スペース化したい

2.担当者がいないと、書類がみつからない
他の人が使用しているため、必要な時に使用できない

情報共有を図りたい

3.書類を探すのに時間がかかる
関連書類は別の管理体系で管理されている

検索性Upを実現したい

4.検索に時間がかかったり、他の人が使用中のため見られなかったりするため、問い合わせの対応が遅れてしまう

対応時間を短縮したい

5.別のファイルにとじてしまい、永遠に見つからない
共有キャビネットに戻していない

紛失を防ぎたい

6.ファイリングに手間がかかり、本来業務に注力できない

業務効率化を図りたい

7.ファイリング業務は残業時間で補っている
外部倉庫や書庫用フロアの賃貸コストがかかる

コストを削減したい

8.キャビネットは常に開錠されていて、誰でも閲覧・複写できる
重要書類と一般書類を同じセキュリティレベルで管理している

セキュリティを確保したい

9.頻繁に使用するため自分用にコピーを控えている
閲覧用に担当者にコピーを配付している

紙の排出量を減らしたい
10.使用頻度が高く、紙の劣化や破損、汚れがひどい 劣化を防止したい

1つでも思いあたるものがあるならスキャニングすることを検討してみてください。

スキャニングすると多くの効果あり!

スキャニングすれば、オフィスの書類の「困った」を解決できます。

スキャニングのメリット
~メリットをひとつひとつ解剖します~
1)とりあえず何でも保管しているからキャビネットに入りきらない

電子データであれば、コンパクトなメディアやハードディスクに大量に入れられます。省スペース化を可能にします。
例えば、一般文書(Wordなどで作成されている文書)であればキャビネット5本分がCD-R9枚におさまります。

2)担当者がいないと、書類がみつからない/他の人が使用しているため、必要な時に使用できない

担当者がいなくても、電子データであれば検索キーワードで簡単検索。また、電子データは複数部門で同一文書の同時参照ができます。情報共有化を可能にします。

3)書類を探すのに時間がかかる/関連書類は別の管理体系で管理されている

電子データであれば、フォルダ名やファイル名、作成日から簡単検索。スキャニングした電子データにテキスト情報を付与させることもできるので、ファイルの内容に含まれる単語からでも検索することができます。検索性Upが実現できます。

「スキャニングサービス」の「テキスト付PDF作成サービス」をご覧ください。

4)検索に時間がかかったり、他の人が使用中のため見られなかったりするため、問い合わせの対応が遅れてしまう

電子データのメリットである「情報共有」と「検索性」で、迅速な問い合わせ対応を可能にします。迅速な対応は、顧客満足度Upにもつながります。

5)別のファイルにとじてしまい、永遠に見つからない/共有キャビネットに戻していない

書類の出し入れがないためファイリングミスや未返却が発生しません。紛失防止につながります。

6)ファイリングに手間がかかり、本来業務に注力できない

書類のファイリングをする場合、タグシールやインデックス紙を用意しファイル名を記載して、角を整えて穴をあけ、ファイルにとじ、キャビネットにしまう、という流れがありました。しかもキャビネットにファイルを入れる隙間がなかったら、さあ大変です。
電子データは、適切なファイル名をつけて、保存しているフォルダに入れるだけ。ファイリング業務などの業務効率化を図れるため、その時間を本来業務に注力できます。

7)ファイリング業務は残業時間で補っている/外部倉庫や書庫用フロアの賃貸コストがかかる

日中は本来業務で忙しくファイリング業務は残業時間におこなったり、あるいはファイリング業務に手を取られ、本来業務を残業まで持ち越すことになってしまったり、どちらにせよファイリング業務にも人員コストはかかってしまいます。
また、大量の書類を保管するための外部倉庫や書庫用フロアの賃貸コストもばかにはできません。
電子データで実現できる「業務効率化」と「省スペース化」で、コスト削減を実現できます。

8)キャビネットは常に開錠されていて、誰でも閲覧・複写できる/重要書類と一般書類を同じセキュリティレベルで管理している

施錠タイプのキャビネットに保管していても、よく使用するからと言って、朝開錠して1日中カギは開けっ放しなんてことはありませんか。開けっ放しのキャビネットを担当者が常に監視するのは困難です。とは言うものの、使うたびに開錠するのは面倒くさいし...
重要書類と一般文書を、同じキャビネットや同一部門、同一担当者で管理していたりするとこんな事象が発生してしまいます。
電子データにして、それぞれのファイルにパスワードを付与しておくだけでも、自由な閲覧を防止できます。
セキュリティ確保
を可能にします。
文書管理システムであれば、より高度なセキュリティ対策の対応が可能です。

i-Search Web」をご覧ください。

9)頻繁に使用するため自分用にコピーを控えている/閲覧用に担当者にコピーを配付している

電子データであれば「情報共有」ができるので、無駄なコピーはとりません。紙資源節約による環境への貢献によりCO2削減を実現します。

10)使用頻度が高く、紙の劣化や破損、汚れがひどい

長期保管しなければならない書類や貴重な文書は、大切に長く保管しておきたいものです。
普段活用するのは電子データを用い、書類は大切に保管することで、書類の原本劣化を防止します。
ジェイ・アイ・エムでは、文書の長期保存は紙ではなく、長期安全保存できるマイクロフィルムもおすすめしています。

マイクロフィルム・COM作成サービス」をご覧ください。

オフィスの書類の課題として、"後回し"にされがちなのがBCP対策です。
電子データを遠隔地にて分散保存することで災害復旧対策が図れます。

BCP対応ソリューション」をご覧ください。

特筆したいメリットその1:業務効率化

スキャニングで特筆したいメリットは、「業務効率化」です。
書類をスキャニングすると、情報管理をITインフラでおこなうことで電速環境をつくる効果が得られます。

ボトルネック*1の解消で業務効率化を実現するイメージ

*1ボトルネック:全体の円滑な進行・発展の妨げとなるような要素
*2電子文書:データファイルやメールを含むパソコンで作成された文書

特筆したいメリットその2:コスト削減

時間コストの削減

1人が1日のうちに、会社で書類を探す時間は平均10分~20分といわれています。
書類をスキャニングすることで、この検索時間を1日平均10分減らせれば大幅なコスト削減が可能です。

スペースコストの削減

以下の条件で算出した場合、キャビネット5本の賃貸料だけで
オフィスの月間平均賃料: 10,000円/m2
キャビネット1台あたりの面積:1m2(キャビネット面積0.5m2+稼働域0.5m2
@10,000円×1㎡×5本×12か月で
600,000円のコスト削減が可能!

費用対効果

スキャニング費用*1が1枚15円だった場合
キャビネット5本分の書類は約100,000枚(1段4,000枚 1本5段で20,000枚)
スキャニング費用1,500,000円(=@20円×100,000枚)

紙で保管している場合の費用は
年間2,184,000円(=時間コスト1,584,000円+スペースコスト600,000円)

1年で十分元がとれます。
スペースコスト費用だけでも2.5年で元が取ることができるのです。

*1スキャニング費用は、書類の状況により異なります。

見積り依頼入力フォーム」をご覧ください。
スキャニング費用が会社によって差がある理由は「スキャニングのイロハ」をご覧ください。

コスト削減だけではない効果もふまえ、スキャニングをぜひご検討ください。

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