ドキュメント診断サービス 現状調査基本パッケージ

パイロット部門で現状調査をする簡単パッケージを安価でご用意!

ジェイ・アイ・エムでは、「ドキュメント診断サービス」として、現状調査から、問題点の可視化、改善案の提示、実作業までの項目を、ワンストップで実施できるサービスをご提供しています。
そのサービスの一つとして、現状調査だけに特化した「現状調査基本パッケージ」をご用意。
まずはパイロット部門のみでお試しいただき、文書管理を検討するための材料としてご活用ください。

現状調査基本パッケージとは

「文書管理をするために何をすればいいのかわからない」
「コンサルティングとはどんなものか試しにやってみたい」
「文書管理のための予算はどれくらいおさえておけばいいのか知りたい」
そんなお客さまのご要望によって始まったサービスです。
まずはお客さまにてお試しいただくパイロット部門を選んでいただき、その部門の文書を調査します。

特徴

※調査に要する日数は、組織の規模、業種などによって異なるため、別途ご相談の上 決定させていただきます。

*1文書情報管理士資格制度は、社団法人日本画像情報マネジメント協会が主催する検定試験で、情報における環境変化に対応し、合理的かつ実務に即応した文書情報マネジメントシステム構築のためのスキルを持った人材を育成し、その能力を認定する制度です。

現状調査基本パッケージの内容

お選びいただいたパイロット部門にておこないます。

1)現状調査

『現調シート』に基づき確認します。

  • 分類単位の文書量の計測
  • 文書保管状況の確認
  • ファイリング状況の確認
2)アンケート・ヒアリング

対象部署の職員様からご意見をうかがうため、ヒアリングを実施します。ヒアリングは1時間程度です。
ヒアリングの時間を有効に活用するため、あらかじめアンケートを配付し、ご回答いただいたアンケートに基づきヒアリングをおこないます。

  • 文書管理規程の有無、活用度の確認
  • 機密文書におけるセキュリティ設定の状況の確認
  • 文書のライフサイクル(発生(作成)、活用、保管、移管、廃棄までの流れ)の確認
  • ライフサイクルにおける各項目の担当部署の確認
  • 文書管理における問題点・課題の確認
3)診断結果報告書作成

現地調査の結果を報告書にまとめます。現地調査後、約1週間でご提示します。

  • 文書管理の現状可視化
  • 問題点・課題の抽出
4)診断結果報告会の開催

ご担当者様への報告会を実施します。

  • 調査結果報告書プレゼンテーション
  • 質疑応答
  • 今後検討すべきことの方向性の提起

サービスの対象範囲

対象範囲におさまらないなどご相談ください。(料金は別途お見積りさせていただきます。)

調査対象部門*1 1部門
調査部門構成員数 10人~50人
調査数 5段キャビネット10本程度
あるいは文書保存箱50箱程度
調査の範囲 調査結果一覧作成:文書管理業務全体
調査結果報告書:文書管理業務全体
業務フロー調査:1帳票*2

*1:文書管理の対象部門全体に先立ち、試験的に調査します。管理方法に特徴のある部門でなく、管理方法が全社的に共通項目の多い部署が望ましいです。

*2:業務フローは、調査対象内で最も数量が多い帳票、あるいはお客さまにおいて最も課題となっている帳票を対象としています。

ご利用いただきやすい料金設定です

基本パッケージ料金:300,000円(税別)

サービスの対象範囲を超える場合は、別途お見積りさせていただきます。

ご質問・ご相談・お見積りなどお気軽にお問い合わせください。

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