コンサルティングサービス

文書管理の課題はジェイ・アイ・エムが解決します!

企業が文書管理に取り組む理由はさまざまです。それだけ、文書管理には効果があるのです。
文書管理の方法はお客さまの数だけあります。言いかえれば、お客さまの数だけ文書管理には課題があると考えます。

ジェイ・アイ・エムでは、昭和40年の創立より今日に至るまで、文書情報に関わる業務に携わってまいりました。企業や組織内に内在する文書情報のさまざまな課題を伺い、それらの課題に対して、マイクロフィルム化や電子化業務をもってご支援、ご協力をさせていただいています。昨今では、「キャビネットの省スペース化」や「書類整理」など、文書管理そのものの課題を多く伺うようになり、コンサルティングサービスとして文書管理全般のサポートも行っております。

文書管理でお困りのことはございませんか。
ぜひお客さまの文書管理の課題をお聞かせください。

文書管理のコンサルティングとは

オフィス文書の整理を個人に任せると、属人性が高くなり、きちんと整理できる人とそうでない人とではバラつきがでてしまいます。情報の共有も困難です。
いつでも、誰でも、すぐに資料が取り出せる、そして不要な書類がオフィスを圧迫しない、そんな文書管理を目指すには、その書類の特性にあった方法で管理する必要があります。
ジェイ・アイ・エムでは4名の上級文書情報管理士が、お客さまの文書管理の課題を解決いたします。

サービスメニュー

文書管理コンサル基本サービス

 「文書管理にどこから手をつけていいのかわからない」というお声を伺う機会が増えています。
お客さまそれぞれの文書管理の課題発見、解決策のご提案、資料整理・廃棄、文書管理リスト・規定の作成、運用方法のアドバイスなど、トータルでサポートいたします。

書類減量コンサルティング

オフィス文書の30~50%は廃棄、移管できるもの(死んだ情報、または仮死情報)です。これらはオフィスコスト増の要因であり、また業務の非効率を生む要因でもあります。
オフィスに氾濫する書類を減らし、限られたスペースを効果的にご活用いただくための、ペーパーレス化のご提案、書類の減量をお手伝いいたします。

移転向け文書コンサルティング

オフィス移転や統廃合の際、「キャビネットスペースが十分に確保されない」、「ミーティングスペースを多く確保したい」などの課題や要望が発生します。
ここで文書管理に着目!書類を見直すタイミングとなる移転時は、文書管理の改善がしやすく、ワークスタイル変革の絶好のチャンスです。予算も確保しやすく、移転推進プロジェクトチームとして体制も組みやすい、何より環境が変わるため、文書管理の運用を変えやすいのです。
もちろん、現在の書類のボリューム調査から書類削減量の算出、廃棄、倉庫移管、電子化までの実作業もお手伝いいたします。

バイタルレコードマネジメント

企業の存続に関わる文書や代替情報が他に求められない文書は、災害や事故により逸失すると、事業の再開や存続が困難になってしまいます。バイタルレコードは、その文書の特定、複製化や分散管理など管理方法の検討、緊急時の利用・活用手順の検討、体系的な管理が必要です。
ジェイ・アイ・エムでは、実態調査をすることで、保有文書を明確化し、バイタルレコード特定のサポートや、各文書の特性にあわせた管理方法・運用方法の検討をご支援いたします。

業務改善コンサルティング

申込書類の受付業務や伝票処理業務など、大量の書類を扱うバックオフィス業務のコスト削減、業務効率化をめざして、問題点の可視化、解決策の提案、業務改善をお手伝いいたします。

電子化内製化支援サービス

お客さまご自身でオフィス文書の電子化すると決めても、それが初めてであれば、取り決めなければならないことがたくさんあり、意外と手間がかかるものです。スキャナの選定や作業仕様確定、スキャニング手順の確立、マニュアル作成、オペレータ教育など、お客さま社内の電子化チーム(スキャニングセンター)立ち上げをお手伝いたします。

各サービスの詳細ページは、近日公開いたします。

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「文書管理コンサルを依頼したいが、スケジュール感・コスト感がつかめない」というお客さまに、一部の書類をトライアルで調査。書類の保管・活用状況、数量やその特性を調査し、調査報告書を作成、問題を洗い出し、改善策をご提案いたします。


<無料>文書管理セミナー「文書管理の基礎」のご案内

文書管理コンサルティングの一環として、文書管理の基礎について、貴社に伺い、無料で実施します。

こんな方にお勧め
セミナー概要
  1. 文書管理の現状と問題点
  2. 文書のライフサイクル
  3. 文書の保有量
  4. 文書の保管場所
  5. 文書の保存年限
  6. 外部倉庫への置き換え
  7. 文書の廃棄
  8. 文書の分類とファイリング
  9. ファイル名付与方法  など
お申し込み

下記、お問い合わせページもしくは電話、E-mailからお申し込みください。

 

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