BCPソリューション

今こそ情報資産のBCPを策定しましょう!

情報資産のBCPは策定されていますか?

東海大地震の発生率が極めて高い現在、また、コンピュータウイルスがますます進化していくこの時代に、各企業ではBCP*1を策定しているところが増えてきています。

情報資産のBCPは策定されていますか?

中小企業庁では、「企業向け事業継続能力チェックリスト」において物的資産(情報)もチェック項目にあげています。

各企業のBCPでは、本社が被災地となって業務の継続が無理になってしまった場合、他の拠点に本社機能を代替しておこなうことが、策定されていることがあります。
他の拠点で、スムーズに事業を継続するために、今こそ情報資産のBCPを策定しましょう。

*1BCP(事業継続計画):
企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと。(中小企業庁ホームページ

<Case1> 紙の情報資産を電子化し、紙文書を別の拠点で保管する

紙のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
その後、電子データをご活用いただき、紙を別の拠点の外部倉庫に保管します。

~実際にご相談をうけた事例~

「耐震用キャビネットではないキャビネットの廃棄が決定!廃棄は間近にせまっているのに、中の書類の整理ができていない!何をどうしたらいいのかわからない!」
実際にご相談をうけたお客さまの事例です。
期間がなかったため、一旦外部倉庫に対象キャビネットの全書類を移動し、その後倉庫内で書類を分析、電子化するものと紙のまま保管するもの、廃棄するものに選別する案をご提示しました。

<Case2> 紙の情報資産を電子化し、バックアップデータを別の拠点で保管する

紙のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
電子データはメディアに格納し、別の拠点に保管します。あるいは別の拠点にサーバをたて、そのサーバにデータを格納します。

<Case3> 情報資産をマイクロフィルム化し、マイクロフィルムを別の拠点で保管する

紙や電子データの情報資産は、長期保存性が優れているマイクロフィルムにし、マイクロフィルムを別の拠点の外部倉庫に保管します。

BCPの対象となる書類(例)

ある保険会社様にて、BCPを目的に「社内重要文書の電子化」作業を実施しました。
このお客さまで電子化した書類の一覧にあるように、これらはBCPとしての範囲の対象になる書類です。

<導入事例>
外資系生命保険株式会社A社様
本国からの指示により、社内における事業継続管理体制を徹底することとなり、その一環 として社内重要文書の電子化をジェイ・アイ・エムと協力して導入。結果、災害対策のためのバックアップ体制を構築しただけでなく、特定業務の問い合わせ急増にもイメージ検索にて対応できた。
<電子化書類一覧(一部抜粋)>
経理部 決算関係書類、法人税等の申請書控、監査法人との契約書
人事部 住民税・所得税関係書類、職員簿、退職金支給関係書類
経営企画部 株主総会関係書類、取締役会、監査役会議事録
システム部 プログラム仕様書、開発の見積書・契約書、リース・レンタル等の契約書
法務部 訴訟関係書類
営業管理部 所得税関係書類、決済申請書、社内稟議書、訴訟関係書類
契約部 集団扱契約書、嘱託医委嘱契約書、訴訟関係書類
保険金部 基本規定、通達、決算関係書類、訴訟関係書類、稟議書
コンプライアンス部 決裁申請書、事故報告書、稟議書
リスク管理部 議事録
運用管理部 ローン契約書、基本取引約定書、資産査定、審査報告書、取引先決算資料

BCPだけじゃない!業務効率化も実現する

BCPの一環として電子化した電子データは、通常業務で活用いただくと、業務効率化が図れます。

<電子化によるメリット>

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