BCPソリューション
東海大地震の発生率が極めて高い現在、また、コンピュータウイルスがますます進化していくこの時代に、各企業ではBCP*1を策定しているところが増えてきています。
情報資産のBCPは策定されていますか？
中小企業庁では、「企業向け事業継続能力チェックリスト」において物的資産（情報）もチェック項目にあげています。
- 物的資源(情報) 情報のコピーまたはバックアップをとっていますか？
- 自社オフィス以外の場所に情報のコピーまたはバックアップを保管していますか？
- 操業に不可欠なIT機器システムが故障等で使用できない場合の代替方法がありますか？
- 主要顧客や各種公共機関への連絡先リストを作成していますか？
各企業のBCPでは、本社が被災地となって業務の継続が無理になってしまった場合、他の拠点に本社機能を代替しておこなうことが、策定されていることがあります。
他の拠点で、スムーズに事業を継続するために、今こそ情報資産のBCPを策定しましょう。
*1BCP（事業継続計画）：
企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと。（中小企業庁ホームページ）
紙のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
その後、電子データをご活用いただき、紙を別の拠点の外部倉庫に保管します。
～実際にご相談をうけた事例～
「耐震用キャビネットではないキャビネットの廃棄が決定！廃棄は間近にせまっているのに、中の書類の整理ができていない！何をどうしたらいいのかわからない！」
実際にご相談をうけたお客さまの事例です。
期間がなかったため、一旦外部倉庫に対象キャビネットの全書類を移動し、その後倉庫内で書類を分析、電子化するものと紙のまま保管するもの、廃棄するものに選別する案をご提示しました。
紙のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
電子データはメディアに格納し、別の拠点に保管します。あるいは別の拠点にサーバをたて、そのサーバにデータを格納します。
紙や電子データの情報資産は、長期保存性が優れているマイクロフィルムにし、マイクロフィルムを別の拠点の外部倉庫に保管します。
ある保険会社様にて、BCPを目的に「社内重要文書の電子化」作業を実施しました。
このお客さまで電子化した書類の一覧にあるように、これらはBCPとしての範囲の対象になる書類です。
<導入事例>
- 外資系生命保険株式会社A社様
- 本国からの指示により、社内における事業継続管理体制を徹底することとなり、その一環 として社内重要文書の電子化をジェイ･アイ･エムと協力して導入。結果、災害対策のためのバックアップ体制を構築しただけでなく、特定業務の問い合わせ急増にもイメージ検索にて対応できた。
<電子化書類一覧（一部抜粋）>
| 経理部 | 決算関係書類、法人税等の申請書控、監査法人との契約書 |
|---|---|
| 人事部 | 住民税・所得税関係書類、職員簿、退職金支給関係書類 |
| 経営企画部 | 株主総会関係書類、取締役会、監査役会議事録 |
| システム部 | プログラム仕様書、開発の見積書・契約書、リース・レンタル等の契約書 |
| 法務部 | 訴訟関係書類 |
| 営業管理部 | 所得税関係書類、決済申請書、社内稟議書、訴訟関係書類 |
| 契約部 | 集団扱契約書、嘱託医委嘱契約書、訴訟関係書類 |
| 保険金部 | 基本規定、通達、決算関係書類、訴訟関係書類、稟議書 |
| コンプライアンス部 | 決裁申請書、事故報告書、稟議書 |
| リスク管理部 | 議事録 |
| 運用管理部 | ローン契約書、基本取引約定書、資産査定、審査報告書、取引先決算資料 |
BCPの一環として電子化した電子データは、通常業務で活用いただくと、業務効率化が図れます。
<電子化によるメリット>
- 検索性向上により、業務効率化
- 検索性向上により、迅速な問合せ対応で顧客満足度向上
- 社内LANでの使用で、情報共有化実現
- パスワード設定で、セキュリティ対策
- 情報共有のためのコピーがなくなり、環境保護
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