マイナンバー番号収集サービス

社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)対策をサポート!

マイナンバー番号収集サービスとは

社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)対策として、従業員の個人番号を収集する業務を代行します。
個人番号収集するための申告書の印刷から発送、受付、不備通知、データ入力(社員番号との紐付け)までトータルで支援。受付・入力業務を担当するジェイ・アイ・エムが窓口となり、印刷・発送のパートナー社とスキームを組んで行います。

実施項目
サービス概要

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<サービス対象範囲>
エリア対応:関東圏
取得対象者規模:3,000名以上

「特定個人情報の適性な取り扱いに関するガイドライン」に関するQ&Aへの対応

①外部への委託
Q3-11:委託契約に定めれば、委託先が、委託者の従業員等の特定個人情報を直接収集することはできますか。
A3-11:個人番号の収集を委託すれば、委託先が収集することができます。
Q6-1:個人番号が記載された書類等を受け取る担当者が、その特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ですか。
A6-1:個人番号が記載された書類等を受け取る担当者に、個人番号の確認作業を行わせるかは事業者の判断によりますが、個人番号の確認作業をその担当者に行わせる場合は、特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ありません。個人番号の確認作業をその担当者に行わせない場合、特定個人情報を見ることができないようにすることは、安全管理上有効な措置と考えられます。

※「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」に関するQ&Aより抜粋

<ジェイ・アイ・エムにおける対応フロー>
①申請書の作成・印刷:社員番号はバーコード変換し、バーコードと氏名を申請書に印字。
②発送:工場・支店・部単位で、従業員に申請書を送付。
③申請:従業員は申請用紙に通知カードコピーを貼付け、本人確認書類のコピーを同封し送付。
④個人情報入力:申請書受付後、スキャニングし、個人番号のみ自動切出し。入力者は個人番号のみを入力。

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②記録管理

Q14-2:「b取扱規程等に基づく運用」及び「c取扱状況を確認する手段の整備」の【中小規模事業者における対応方法】における「取扱状況の分かる記録を保存する」とは、どのように考えることが適切ですか。
A14-2:「取扱状況の分かる記録を保存する」とは、例えば、以下の方法が考えられます。
・業務日誌等において、例えば、特定個人情報等の入手・廃棄、源泉徴収票の作成日、本人への交付日、税務署への提出日等の、特定個人情報等の取扱い状況を記録する。
・取扱規程、事務リスト等に基づくチェックリストを利用して事務を行い、その記入済みのチェックリストを保存する。

※「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」に関するQ&Aより抜粋

<ジェイ・アイ・エムにおける対応フロー>
①入手日の記録:バーコードを読み取り、入手日を記録。トレーサビリティは全てシステムで管理。
②データ納品:入手日やデータ作成日を含むデータを、ご希望のファイル形式でご納品。
③個人情報入力:源泉徴収票の作成日、本人への交付日、特定個人情報等の取り扱い状況を追加記録。

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ご活用イメージ

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電子化した申請書は廃棄します

・電子化済みの申請書は、資料廃棄期間まで一旦JIMセンターの保管庫にて厳重に保管します。
・古紙再生工場へは、個人情報保護に配慮し、専門の業者が持ち込みます。
・廃棄時、JIM社員が1名立ち会い、廃棄時の写真を撮影、廃棄証明書を発行します。

ぜひジェイ・アイ・エムにおまかせください!~サービスのポイント~

① 独自の工程管理システムでトレーサビリティを担保
受付状況・進捗状況・不備状況を記録・管理。作業もれ・重複受付も抑制します。

② 個人を特定しない入力方式
入力する箇所の画像のみを切出し、その画面を見ながら入力します。他の個人情報を、作業者は知ることができません。

③ 記入しやすい申請書の作成
UDによる帳票で記入しやすさを実現。また、バリアブル印刷で、従業員個別の申請書を作成することで、不備を抑制し、スムーズな業務遂行を実現します。

④ セキュリティ環境下での作業
プライバシーマーク・ISO27001を取得。セキュリティを確保した作業体制と、従業員への徹底した教育を実施しています。

⑤ 豊富な実績
政令指定都市における定額給付金業務、臨時福祉給付金業務をはじめ、大量申請書の事務処理の実績から、ノウハウを蓄積。スムーズでトラブルのない業務遂行をめざします。

<金融機関様対応>膨大な支払調書のマイナンバー対応をサポートします!

金融機関様においては、多くの法定調書がマイナンバー制度に該当。取引顧客数が多いため、支払調書作成事務等、対応しなければならない事務作業には膨大な手間がかかります。
ジェイ・アイ・エムでは、顧客への個人番号申告のご案内から、郵送受付、内容確認・本人確認、データ入力までを代行いたします。

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