個人情報保護法対応ソリューション
個人情報の保護は3層構造から成り立っています。
- 個人情報保護の"ルール"作り
- ルールを合理的に遵守するための"ツール（仕掛け）"
- 従業員の"モラル"
情報漏洩の最大原因が「組織内部からの漏洩（悪意の有無によらず）」であることから、ジェイ・アイ・エムは、「"モラル"から"ツール"による統制へ移行させること」が重要と考え、さまざまな角度から個人情報保護をサポートします。
書類をスキャニングすることは、個人情報保護のメリットが多くあげられます。書類は紙で保管・活用でするのではなく、スキャニングし、電子データでおこなうことをおすすめします。
<スキャニングのメリット >
| 区 分 | 条 項 | 個人情報の電子化によるメリット | |
|---|---|---|---|
| 利用取得 | 第15条 | 利用目的 の特定 |
すべての個人情報に対して、当該個人情報の利用目的を容易に明確にできる |
| 適正・安全 の管理 |
第19条 | データ内容 の正確性の確保 |
電子化および版数管理により、最新版が明確になる |
| 第20条 | 安全管理措置 | 例外なく安全管理措置を講じるため、すべての個人情報を一元管理することにより、集中的な安全管理措置を講ずることができる | |
| 第21条 | 従業者の監督 | すべての個人情報に対して、アクセス権限の設定とログ情報の収集により、漏えい防止と追跡ができる | |
| 第三者 提供 |
第22条 | 委託先の監督 | 委託先に委託した個人情報を特定するため、当該個人情報を迅速に検索できる |
| 第23条 | 第三者提供 の制限 |
第三者に提供した個人情報を特定するため、当該個人情報を迅速に検索できる | |
| 開示等の対応 | 第25条 | 開 示 | 開示要求等に対応するため、当該個人情報を迅速に検索できる |
| 第26条 | 訂正等 | 訂正等の要求に対応するため、当該個人情報を迅速に検索できる | |
| 第27条 | 利用停止等 | 利用停止要求に対応するため、当該個人情報を迅速に検索できる | |
～文書管理システムを賢く使ってください！～
文書管理システムを導入すれば、より効率的に個人情報を保護できます。
ジェイ･アイ･エムの文書管理システム【i-Search Web】なら、セキュリティ機能が充実しています。
<i-Search Webが搭載しているセキュリティ機能>
- 保存ファイルの暗号化（登録時に自動暗号化）
- ユーザID・パスワードの設定
- 文書単位のアクセス権限の設定
- アクセスログ管理（不正行為の監視）
- パスワードポリシーの設定（有効期限・文字数など）
「i-Search Web」をご覧ください。
大手銀行や電力会社などでマイクロフィルムを紛失する事件が、ニュースになっていることがよくあります。
これは、マイクロフィルムの「コンパクトさ」が原因となり得ます。また「コンパクトなサイズの中に大量の情報を格納できる」特性があだとなり、紛失した場合、大量の情報を失うことになります。
マイクロフィルムは"使用するもの"ではなく"保管するもの"と意識をかえ、コンバート（電子化）して、電子データをパソコンで活用、マイクロフィルムは書庫や倉庫で厳重管理することをおすすめします。
「マイクロフィルム・COM関連サービス」をご覧ください。
支店や事業所でCOMを管理している場合、「業務における紛失」、「火災・震災による滅失」、「事務所あらし」など、さまざまな問題が発生します。報道されているマイクロフィルム紛失事件でも、支店や事業所内で紛失が多数報道されています。
そこでジェイ・アイ・エムは、COMそのものの物理管理を、分散管理から集中管理にすることをおすすめします。
～各支店からCOMを集める～
支店や事業所から、集中管理する場所にCOMを搬送します。
ジェイ･アイ･エムにて、搬送のための準備や授受簿の作成のお手伝いもできます。
<出張COM棚卸サービス>
- COM収納用ケースに収納して封印します。
- 収納する際、どの帳票がどのケースに入っているか、所在・数量リストを作成します。
- 計数単位は、帳票種類毎、日付(月)毎の数量を想定しています。
～本店や事務センターで集中管理～
集まってきたCOMに対しての、各支店からの問い合わせ対応など、本店や事務センターで対応します。
ジェイ･アイ･エムで業務を請け負うことも可能です。
1）お客さま社内に、専用機材と専門スタッフチームを出張させます。
2）ジェイ･アイ･エム社内（あるいは契約倉庫）にて保管から問い合わせ対応まで、業務を一括して請け負います。
ご質問・ご相談・お見積りなどお気軽にお問い合わせください。
