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大手電機メーカーA社さま

スキャニング
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BCP対象文書電子化

600万枚

ご導入内容とお客さまの状況

お客さま大手電機メーカーA社さま
ご導入いただいた内容BCP(事業継続計画)としての紙文書のスキャニング
お客さま社屋内で行う出張スキャンで実施
対象文書設計図書(設計図面、仕様書、その他関係書類等の納入図書)
対象書類数量約600万枚
※期間内に東日本大震災が発生し、予定より数量増加

導入の経緯

BCPにおける文書のお考え

災害により重要文書が破損や紛失等で取り出せず、事業の継続が困難になってしまうことを想定されていました。
また、顧客の事業継承の早期立上げ支援を行うためにも、電子化した重要文書を役立てたいと考えられていました。
BCPとして重要文書を電子化し、その電子データの複製を、対象事業部がある事業所とは別の場所に設置しているサーバーに保存することで情報資産を守る仕組みづくりをされていました。

お客さまの業務の課題

電子化を進めていましたが、日常の多忙な業務の中で、作業が一向に進みませんでした。
また、お客さまが電子化に着手する上でこのような課題がありました。

  • 設計図書全部署にまたがり保管されているため、取りまとめて電子化をするのは困難。
  • 紙で使用する事が多く、日常業務で頻繁に使用している文書なので、対象文書の持ち出し~返却までの作業サイクルを短くする必要がある。
  • 対象文書は貴重な情報資産なので外部流出を避けたい。
  • 事業継続のための重要文書なので、入出庫の管理を厳重に行う必要がある。

そこで、電子化プロジェクトを発足、一括集中して電子化を進めることとし、当社への委託に踏み切りました。

ジェイ・アイ・エムにおける作業の概要と作業期間

  1. 対象文書が日常業務で頻繁に使用している文書のため、お客さま社屋内に専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。
  2. 各部署への文書のお引き取り、スキャニング、データ納品、資料返却のサイクルを1週間とする。
  3. 作業期間は約2年。予定では1年半だったが、期間内に東日本大震災が発生。対象文書の範囲を広げたため、予定より半年延長。

スキャニング要件

データ仕様 イメージデータ:PDFファイル
インデックスデータ:CSVファイル
納品メディア:HDD
入出庫管理 事前にユーザー部門で貼付していただいた箱ラベル(バーコード)を、入荷時にハンディスキャナで読取り。バインダー単位、あるいはファイルボックス単位で入出荷の履歴の管理まで実施。
処理サイクル 日常業務で頻繁に使用している文書が対象であったため、ユーザー部門からの対象文書の引き取り、電子化、電子データの納品・書類返却までの処理サイクルを1週間に短縮。
ピッキング対応 ユーザー部門にて、電子化の作業中に対象文書が必要になった場合は、メールで電子化センターに連絡。センターではメール受付後、ただちに対象文書を検索し、電子化。電子化したデータをメールで送信する、ピッキング対応を実施。
その他の作業要件 電子化のために持ち出した対象文書は、必ずもとの場所に戻す必要あり。
キャビネットのもとの位置に確実に戻すため、出荷時、キャビネットをデジカメで撮影。返却時は、撮影した写真を見ながら返却。

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

重要文書を電子化することでリスクの分散、BCPに役立てられる

  • 重要文書を電子化し、電子データを別の場所に設置しているサーバーに保存することでリスクを分散、情報資産を守ることができる。
  • 日常業務内で電子化を進めることは非常に困難だったが、外部委託することで、計画的に推進。
  • 長期間持ち出せない資料だったので、出張スキャンやピッキング対応での電子化がマッチしていた。

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