BCP対象文書電子化
600万枚
ご導入内容とお客さまの状況
| お客さま | 大手電機メーカーA社さま |
| ご導入いただいた内容 | BCP（事業継続計画）としての紙文書のスキャニング お客さま社屋内で行う出張スキャンで実施 |
| 対象文書 | 設計図書（設計図面、仕様書、その他関係書類等の納入図書） |
| 対象書類数量 | 約600万枚 ※期間内に東日本大震災が発生し、予定より数量増加 |
導入の経緯
BCPにおける文書のお考え
災害により重要文書が破損や紛失等で取り出せず、事業の継続が困難になってしまうことを想定されていました。
また、顧客の事業継承の早期立上げ支援を行うためにも、電子化した重要文書を役立てたいと考えられていました。
BCPとして重要文書を電子化し、その電子データの複製を、対象事業部がある事業所とは別の場所に設置しているサーバーに保存することで情報資産を守る仕組みづくりをされていました。
お客さまの業務の課題
電子化を進めていましたが、日常の多忙な業務の中で、作業が一向に進みませんでした。
また、お客さまが電子化に着手する上でこのような課題がありました。
- 設計図書全部署にまたがり保管されているため、取りまとめて電子化をするのは困難。
- 紙で使用する事が多く、日常業務で頻繁に使用している文書なので、対象文書の持ち出し～返却までの作業サイクルを短くする必要がある。
- 対象文書は貴重な情報資産なので外部流出を避けたい。
- 事業継続のための重要文書なので、入出庫の管理を厳重に行う必要がある。
そこで、電子化プロジェクトを発足、一括集中して電子化を進めることとし、当社への委託に踏み切りました。
ジェイ･アイ･エムにおける作業の概要と作業期間
- 対象文書が日常業務で頻繁に使用している文書のため、お客さま社屋内に専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。
- 各部署への文書のお引き取り、スキャニング、データ納品、資料返却のサイクルを１週間とする。
- 作業期間は約２年。予定では１年半だったが、期間内に東日本大震災が発生。対象文書の範囲を広げたため、予定より半年延長。
スキャニング要件
| データ仕様 | イメージデータ：PDFファイル インデックスデータ：CSVファイル 納品メディア：HDD |
|---|---|
| 入出庫管理 | 事前にユーザー部門で貼付していただいた箱ラベル(バーコード)を、入荷時にハンディスキャナで読取り。バインダー単位、あるいはファイルボックス単位で入出荷の履歴の管理まで実施。 |
| 処理サイクル | 日常業務で頻繁に使用している文書が対象であったため、ユーザー部門からの対象文書の引き取り、電子化、電子データの納品・書類返却までの処理サイクルを１週間に短縮。 |
| ピッキング対応 | ユーザー部門にて、電子化の作業中に対象文書が必要になった場合は、メールで電子化センターに連絡。センターではメール受付後、ただちに対象文書を検索し、電子化。電子化したデータをメールで送信する、ピッキング対応を実施。 |
| その他の作業要件 | 電子化のために持ち出した対象文書は、必ずもとの場所に戻す必要あり。 キャビネットのもとの位置に確実に戻すため、出荷時、キャビネットをデジカメで撮影。返却時は、撮影した写真を見ながら返却。 |
導入効果
お客さまにあげていただいた導入効果です。
重要文書を電子化することでリスクの分散、BCPに役立てられる
- 重要文書を電子化し、電子データを別の場所に設置しているサーバーに保存することでリスクを分散、情報資産を守ることができる。
- 日常業務内で電子化を進めることは非常に困難だったが、外部委託することで、計画的に推進。
- 長期間持ち出せない資料だったので、出張スキャンやピッキング対応での電子化がマッチしていた。
