文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

ご導入内容とお客さまの状況

導入の経緯

BCPにおける文書のお考え

災害により重要文書が破損や紛失等で取り出せず、事業の継続が困難になってしまうことを想定されていました。
また、顧客の事業継承の早期立上げ支援を行うためにも、電子化した重要文書を役立てたいと考えられていました。
BCPとして重要文書を電子化し、その電子データの複製を、対象事業部がある事業所とは別の場所に設置しているサーバーに保存することで情報資産を守る仕組みづくりをされていました。

お客さまの業務の課題

電子化を進めていましたが、日常の多忙な業務の中で、作業が一向に進みませんでした。
また、お客さまが電子化に着手する上でこのような課題がありました。

• 設計図書全部署にまたがり保管されているため、取りまとめて電子化をするのは困難。
• 紙で使用する事が多く、日常業務で頻繁に使用している文書なので、対象文書の持ち出し～返却までの作業サイクルを短くする必要がある。
• 対象文書は貴重な情報資産なので外部流出を避けたい。
• 事業継続のための重要文書なので、入出庫の管理を厳重に行う必要がある。

そこで、電子化プロジェクトを発足、一括集中して電子化を進めることとし、当社への委託に踏み切りました。

ジェイ･アイ･エムにおける作業の概要と作業期間

1. 対象文書が日常業務で頻繁に使用している文書のため、お客さま社屋内に専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。
2. 各部署への文書のお引き取り、スキャニング、データ納品、資料返却のサイクルを１週間とする。
3. 作業期間は約２年。予定では１年半だったが、期間内に東日本大震災が発生。対象文書の範囲を広げたため、予定より半年延長。

スキャニング要件

導入効果

お客さまにあげていただいた導入効果です。

重要文書を電子化することでリスクの分散、BCPに役立てられる

• 重要文書を電子化し、電子データを別の場所に設置しているサーバーに保存することでリスクを分散、情報資産を守ることができる。
• 日常業務内で電子化を進めることは非常に困難だったが、外部委託することで、計画的に推進。
• 長期間持ち出せない資料だったので、出張スキャンやピッキング対応での電子化がマッチしていた。