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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは

国税関係帳簿書類の全部または一部について、電磁的記録による保存を認めた法律です。1998年7月に施行されました。
国税関係帳簿書類の保存義務者が、所轄の税務署長に申請し承認され、定められた要件を確保していれば電子化保存が認められています。
2005年には新たに電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存が認められるようになりました(e-文書法)。

電子帳簿保存法で認められている保存方法は3種類

電子帳簿保存法で認められた保存方法は3種類あります。

1)電磁的記録*1による保存 保存義務者が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、所定の要件に従い、書類のかわりに電磁的記録で保存できる。
2)COMによる保存等 保存義務者が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、所定の要件に従い、書類のかわりにCOMで保存できる。
3)スキャナ保存 財務省令で定める装置*2により電磁的記録に記録する場合、書類の代わりに電磁的記録で保存できる。

*1電磁的記録:
電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの。具体的には、フロッピーディスク、コンパクトディスク、磁気テープ等の記録媒体上に、情報として使用し得るものとして、情報が記録・保存された状態にあるものをいいます。

*2財務省令で定める装置:スキャナ(デジタルカメラやスマートフォン等も含む)

<スキャナ保存について>

e-文書法施行により電子帳簿保存法が改正。ITの技術革新により、これまで認められていなかった帳簿書類の電子化が、一部を除き認められるようになりました。
スキャナ保存が認められることで、相手方から受け取った見積書、契約の申込書、請求書等ほとんどの書類がその対象とされ、保存量の9割を超える量の電子化が可能となることから、大幅な負担軽減効果が見込まれています。

<国税関係帳簿書類の保存方法の可否>

  紙保存 電子データ・COM保存
(一貫して電子作成)
スキャナ保存
(紙→スキャナ)
帳簿 ◎*1 ×
保存が認められない
書類 受領 ◎*3
発行(控え) ◎*2 ◎*4

電子データの保存要件とは

電子帳簿保存法では、帳簿の電子データを保存する場合の要件が規定されています。
スキャナ保存をする場合の要件は異なります。
「<用語集>e-文書法」をご覧ください。

<電子データの保存要件>

1)真実性の確保
2)可視性の確保

<真実性を確保するための要件>

1)訂正・削除履歴の確保(帳簿) 帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること
-1. 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正または削除を行った場合には、これらの事実および内容を確認することができること
-2. 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後におこなった場合には、その事実を確認することができること
2)相互関連性の確保(帳簿) 帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

<可視性を確保するための要件>

1)見読可能性の確保 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイおよびプリンタを備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面および書面に、整然とした形式および明りょうな状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
2)検索機能の確保 帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
-1. 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
-2. 日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
-3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
3)関係書類等の備付け 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けをおこなうこと

税務署長の承認申請とは

承認を受けようとする国税関係帳簿の備え付けを開始する日の3カ月前の日までに、必要書類を、所轄の税務署長に提出します。
申請の単位は、すべての帳簿ではなく、一部の帳簿でも認められます。また、全社ではなく、本店、支店の単位ごとの申請も認められます。

必要書類のうち、「国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類」があります。
電子帳票システムを利用している場合の申請については、「取引の訂正・削除の履歴管理ができない」、「個別明細データを保存していない」など電子帳票システムの機能により要件を満たしていないことがあるため、注意が必要です。

国税庁では、電子帳票システムを利用している場合の申請事例を、ホームページで公開しています。

ジェイ・アイ・エムがお手伝いできること

ジェイ・アイ・エムは、電子帳簿保存法対応として、さまざまなサービスを展開しています。
「電子帳簿保存法に対応したいが何をすればいいのかわからない」とお悩みのお客さま
まずは、ジェイ・アイ・エムにお気軽にご連絡ください。ご質問、ご相談にお応えします。
また、ご希望であれば、電子帳簿保存法で認められている3種類の保存方法のうち、お客さまの帳簿書類や数量から、適した方法をご紹介します。

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