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導入事例

非鉄金属加工会社A社さま

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カスタマイズ対応で

柔軟性

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ご導入内容とお客さまの状況

お客さま 大手非鉄金属加工会社A社さま
利用範囲 サイト数:3か所
ユーザ数:約200名
導入の目的 ISO関連文書の文書管理と承認ワークフロー
対象文書 ISO関連文書
新システム導入の要件 現行システムの要件を満たしていること
カスタマイズができること
カスタマイズ要件 ワークフロー承認機能の追加

導入の経緯

お客さまの課題となっていた業務

ISO関連文書の新規制定、維持、改善業務における膨大な文書の発行、改定作業、関連部門への配付、差替など、文書管理業務。既存の文書管理システムで管理されていました。

文書管理システムにおける課題

2008年に現行システムのリプレース時期となったものの、バージョンアップされた現行システムでは、運用上 発生したさまざまな課題が解決できない。そこで、各要件を満たした新システムの導入に踏み切りました。

新システムに求めた要件

現行システムの要件を満たしていること
画面上に表示された文言の変更など、小さな要求事項にも柔軟に対応できること

対象文書

A社さまの、文書管理システムにおける対象範囲の文書は多岐にわたります。
各文書には多くの添付資料が存在しました。

ISO関連文書 共通マネジメントマニュアル/マネジメントマニュアル/基本規則/組織規則/管理規則/規格/標準文書類/記録類
苦情関連文書 苦情連絡票/苦情調査報告書/是正処置報告書/予防処置報告書/是正処置勧告書/返品受入れ連絡票/検査結果及び処置の依頼票/処置結果報告票/苦情処理進捗状況管理票
OHS文書 管理規則/規格・標準文書類/記録類

<カスタマイズ要件>ワークフロー承認機能の追加

i-Search Webのコア機能として搭載している「本登録機能」「仮登録機能」をカスタマイズし、ワークフロー承認機能を追加しました。

  • 承認が必要な文書に対して承認者を指定
  • 指定された承認者に通知メールの自動送信
  • 承認者による文書の承認
  • 最終承認者が承認したら、i-Search Web上で文書公開
  • 承認者による却下は理由を入力できるコメント欄設置

カスタマイズした承認フローの流れ

i-Search Web導入後の運用について

その他の追加作業→Notesからのデータ移行

Lotus Notesで管理していた苦情関連文書のデータ移行も追加作業として実施。NotesデータからPDF変換し、Excelファイルで保存していた添付資料のデータと合せて、i-Search Webに登録しました。

※i-Search Web以外のその他の商標はそれぞれの権利帰属者の所有物です。

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A t t e n t i o n

数多くの企業さまに導入いただいております。
ジェイ・アイ・エムは、お客さまのさまざまな業務プロセスを強力にサポート。

JIMにできること

C o n t a c t

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