スキャニングのイロハ
スキャニングとは、「スキャナを用いて写真や文書などの原稿を読みとり、デジタルの画像データに変換すること」です。今では、複合機や卓上スキャナで簡単にできるので、オフィスのあちらこちらでスキャニングをしている姿をみかけます。
スキャニングは簡単にできるのに、なぜスキャニング業務を外部に委託するのでしょうか。
スキャナは進化し、使いやすく、処理スピードがあがったとしても、スキャニングするには手間がかかるものです。
普段から、書類をスキャニングしデータで活用されているお客さまにとっては、たいした手間には思わないかもしれません。しかし、あまりやり慣れていない方がおこなうには、わずらわしさを感じてしまいます。これでは社内のペーパーレス化は進みません。
まして、スキャニングしなければならない書類が大量にあったり、複合機や卓上スキャナではスキャニングできないサイズのものだったりしたら、なおさら困難です。
そこで、わずらわしいスキャニング業務は、外部に依頼するのです。
社員の方がスキャニング業務を行っている場合
- スキャニング業務の手間がなくなり、本来業務に注力できます。
- 限られた人財をより中核業務に集中させることができます。
- 社員の方にかかっていたコストがなくなります。
スキャニング業務のために臨時社員を雇用している場合
- 勤怠管理や給与管理などさまざまな労務処理がなくなります。
- 人員調整のための採用業務がなくなります。
- 指導・教育のための時間が不要になります。
- 急な離職への対応が不要になります。
その他にも、
専門的な知識やスキルを持っているので、ノウハウや経験、最新のIT技術により、スピーディにかつ、高品質なデータを作成できます。
機材の運用費などのコスト削減も見込めます。
外部に委託すれば、一時的に費用がかかってしまいますが、その費用に対して、極めて大きい効果が得られます。
「スキャニングのメリット」をご覧ください。
委託する会社によってスキャニングの価格に差があるのはなぜでしょうか。
そもそもスキャニングの費用には何がかかっているのでしょうか。
スキャニングの代行会社がおこなう作業は、基本的には、お客さまがオフィスでおこなう手順と変わりません。
「オフィスでお客さまがスキャニングする手順」をご覧ください。
そのため、スキャニングにかかる費用は
- 1） 書類の引き取り費用（お客さま持ち込みの場合は不要）
- 2） スキャニング前の書類の整理費用（前整理作業：ホッチキスはずし、断裁、折れ伸ばし など）
- 3） スキャニング費用（スキャナに紙をセットし、電子データに変換する費用）
- 4） 画像検査費用（作成された電子データの画像の検査費用）
- 5） ファイル名入力費用（作成された電子データのファイル名を付与する費用）
- 6） 格納するメディアの費用
- 7） 書類を元に戻す費用（再製本、クリップもどし、ファイリング など）
- 8） 書類の返却・成果物ご納品の費用
- 9） 全体の作業進捗管理費用
となります。
ホームページで公開されている価格が、「○円～」と表示されているのはこのためです。
また、安価をウリにしている会社では、上記の一部だけを算出し他の費用はオプションでかかる、あるいは、他の作業をしないというところもあるので、注意が必要です。
その他にも、会社によって差が出てしまうのは、一部の業務をさらに孫請け会社に依頼していたり、あるいは全部を孫請けにしていたりしている、ということが理由としてあげられます。
価格が安いからといって、すぐに依頼されるのは注意が必要です。
わからないことや不明なことは、スキャニング代行会社に何でも聞いてみてください。
お問い合わせ時に、私たち代行会社がお聞きするのはこの5点程度です。
1.対象の書類は何か
（契約書なのか、見積書なのか、マニュアルなのか、図面なのか など）
2.書類のサイズはどれくらいか
（A4なのか、A3なのか、新聞紙より大きいのか、はがきより小さいのか など）
3.書類のボリュームはどれくらいか
（100枚なのか、キャビネット１本分なのか、ダンボール10箱分なのか など）
4.いつまでにスキャニングしたいのか
（3カ月以内に完了したいのか、3カ月後から始めたいのか など）
5.電子データの使用目的は何か
（業務を効率化したいのか、他の部でも情報を共有したいのか、災害対策なのか、ペーパーレス化なのか など）
これらの情報をもとに見積りを作成します。
「見積り依頼入力フォーム」をご覧ください。
「まだ依頼するか決めていない」
「そもそもスキャニングすべきかわからない」
「費用対効果を知りたい」
何でも結構です。
まずは、メールかお電話で、お客さまの課題をお聞かせください。
お客様にあった手段をご提案します。
ご質問・ご相談・お見積りなどお気軽にお問い合わせください。
