文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

実施項目

サービス概要

サービスの流れ

サービス対象範囲

対応エリア：関東圏
取得対象者規模：3,000名以上

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関する
Q&Aへの対応

1) 外部への委託

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ＆Aより

ジェイ・アイ・エムにおける対応フロー

申請書の作成・印刷：マスターデータはバーコード変換し、バーコードと氏名を申請書に印字。
発送：工場・支店・部単位で申請書を送付。
申請：従業員、顧客等は申請用紙に通知カードコピーを貼付け、本人確認書類のコピーを同封し送付。
個人情報入力：申請書受付後、スキャニングし、個人番号のみ自動切出し。入力者は個人番号のみを入力。

2) 記録管理

「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」に関するQ＆Aより

・ 業務日誌等において、例えば、特定個人情報等の入手・廃棄、源泉徴収票の作成日、本人への交付日、税務署への提出日等の、特定個人情報等の取扱い状況を記録する。
・ 取扱規程、事務リスト等に基づくチェックリストを利用して事務をおこない、その記入済みのチェックリストを保存する。

ジェイ・アイ・エムにおける対応フロー

入手日の記録：バーコードを読み取り、入手日を記録。トレーサビリティは全てシステムで管理。
データ納品：入手日やデータ作成日を含むデータを、ご希望のファイル形式でご納品。
個人情報入力：源泉徴収票の作成日、本人への交付日、特定個人情報等の取り扱い状況を追加記録。

ご活用イメージ

ご活用イメージ図

電子化した申請書は廃棄します

電子化済みの申請書は、資料廃棄期間まで一旦ジェイ・アイ・エムセンターの保管庫にて厳重に保管します。
古紙再生工場へは、個人情報保護に配慮し、専門の業者が持ち込みます。
廃棄時、ジェイ・アイ・エム社員が１名立ち会い、廃棄時の写真を撮影、廃棄証明書を発行します。

ぜひジェイ・アイ・エムにおまかせください！～サービスのポイント～

1. 独自の工程管理システムでトレーサビリティを担保

   受付状況・進捗状況・不備状況を記録・管理。作業もれ・重複受付も抑制します。

2. 個人を特定しない入力方式

   入力する箇所の画像のみを切出し、その画面を見ながら入力します。他の個人情報を、作業者は知ることができません。

3. 記入しやすい申請書の作成

   バリアブル印刷で、従業員、顧客等の個別の申請書を作成することで、不備を抑制し、スムーズな業務遂行を実現します。

4. セキュリティー環境下での作業

   プライバシーマーク・ISO/IEC27001を取得。セキュリティーを確保した作業体制と、従業員への徹底した教育を実施しています。

5. 豊富な実績

   政令指定都市における定額給付金業務、臨時福祉給付金業務をはじめ、大量申請書の事務処理の実績から、ノウハウを蓄積。スムーズでトラブルのない業務遂行をめざします。

＜金融機関様対応＞膨大な支払調書のマイナンバー対応をサポートします！

金融機関様においては、多くの法定調書がマイナンバー制度に該当。取引顧客数が多いため、支払調書作成事務等、対応しなければならない事務作業には膨大な手間がかかります。
ジェイ・アイ・エムでは、顧客への個人番号申告のご案内から、郵送受付、内容確認・本人確認、データ入力までを代行いたします。