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情報資産のBCPは策定されていますか？

中小企業庁の『中小企業BCP策定運用指針（第2版）』によると、東日本大震災において、中小企業の多くが、貴重な人材を失ったり、設備を失ったりすることで、廃業に追い込まれたと、いう記述があります。被災の影響が少なかった企業においても、復旧が遅れ自社の製品・サービスが供給できず、その結果顧客が離れ、事業を縮小し従業員を解雇しなければならないケースも見受けられたそうです。

情報資産のBCPは策定されていますか？

中小企業庁では、「BCP取組状況チェックリスト」において物的資産（情報）に以下のチェック項目をあげています。

• 情報のコピーまたはバックアップをとられていますか?
• あなたの会社のオフィス以外の場所に情報のコピーまたはバックアップを保管されていますか？
• 主要顧客や各種公共機関の連絡先リストを作成する等、緊急時に情報を発信・収集する手段をご準備されていますか?
• 操業に不可欠なIT機器システムが故障等で使用できない場合の代替方法がございますか？

本社が被災地となって業務の継続が困難になってしまい、他の拠点に本社機能を代替しておこなわなければならない場合、スムーズに事業を継続するために、ジェイ・アイ・エムではお客さまの情報資産の保管をサポートいたします。

紙文書の情報資産を電子化し、紙文書を別の拠点で保管する

紙文書のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
電子データは日常業務の運用にご活用いただき、紙文書は別の拠点の外部倉庫に保管します。

紙文書の情報資産を電子化し、バックアップデータを別の拠点で保管する

紙文書のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
電子データはメディアに格納し、別の拠点に保管します。あるいは別の拠点にサーバーをたて、そのサーバにデータを格納します。

情報資産をマイクロフィルム化し、マイクロフィルムを別の拠点で保管する

紙文書や電子データの情報資産は、長期保存性が優れているマイクロフィルム(ロールフィルム)にし、マイクロフィルムを別の拠点の外部倉庫に保管します。※下記フロー図のマイクロフィルムはシート状のものですが、現在はロールフィルムで対応しています。

BCPの対象となる紙文書（例）

ある保険会社さまにて、BCPを目的に「社内重要文書の電子化」作業を実施しました。
お客さまで電子化した書類の一覧にあるように、これらはBCPとしての範囲の対象になる書類です。

導入事例

外資系生命保険株式会社A社さま本国からの指示により、社内における事業継続管理体制を徹底することとなり、その一環 として社内重要文書の電子化をジェイ･アイ･エムと協力して導入。結果、災害対策のためのバックアップ体制を構築しただけでなく、特定業務の問い合わせ急増にもイメージ検索にてご対応できました。

電子化書類一覧（一部抜粋）

BCPだけじゃない！電子化は業務効率化も実現！

BCPの一環として電子化した電子データは、通常業務でご活用いただくと、業務効率化が図れます。

電子化によるメリット