文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

お客さまの課題

• 個人情報漏えいのリスク
• 約200万件を超える大量な申込書を支店で保管
• 統合前の銀行での多種にわたる商品構成が残存
• 商品別の事務手続きが多種多様
• 商品別に申込書の保管管理方法が不統一
• 各支店での大量管理により、手作業による総量管理が不能
• 変更や解約時の申込書現物検索が非効率

採用された導入内容

• 既存分の電子化

  各支店で管理している申込書（紙原本）を、集中センターへ送付いただき、集中して電子化。作業は、お客さま集中センターに、ジェイ･アイ･エムの専用機材と専門スタッフチームを出張させ実施しました。

• 新規分の電子化

  e-文書法の要件を確保する電子化の手法をジェイ･アイ･エムでご提案。お客さま社内にて実施されています。

• システムの導入

  e-文書法対応の文書管理システムは、カスタマイズしご提供。ジェイ･アイ･エムで作成した既存分の電子データも、同システムに移行しました。

システムの構成

お客さまにおける導入までの実施内容

1. 既存分の紙原本総量の把握

   全支店の在庫の総点検を実施されました。

2. 既存分の紙原本総量の点検

   あるべき申込書の明細と紙原本の突合作業を実施、不突合明細の顕在化をされました。

3. 既存分の在庫確定にともなうマニュアル管理手続き強化

   店頭での変更や解約にともなう紙原本の管理（手作業）における、在庫異動時の手続きを強化されました。

4. 既存分と新規分の運用方法の検討

   既存分は、帳票の種類が多いこと、大きさが多種であること、また保管状況が悪く折れや破損があることなどから、e-文書法の要件を確保するのは困難なため、電子化のみの対応と決定。 新規分は、e-文書法の要件を確保し電子化、紙原本は電子化後廃棄することに決定されました。

ジェイ･アイ･エムにおける実施内容

作業期間

上記3）における、変更や解約にともなう紙原本の管理（手作業）は、長期間の対応が困難だったため、早急に電子化運用の導入が必要でした。
作業は2005年12月～2006年2月（3カ月）の期間で実施しました。

電子化の手法

申込書のサイズや紙質が多種多様であるため、高速スキャナの利用が不可能。お客さまではフラットベッドスキャナによる電子化をご検討されていましたが、より期間コストを抑制できる、マイクロ撮影とマイクロフィルムコンバート（マイクロフィルム→電子データ変換）を併用した手法をご提案し、ご採用いただきました。

電子化手法による期間コストの差異

電子データ作成までの作業の流れ

付帯作業

• カードローン口座番号が判読不能の場合の補記
• 暗証番号のマスキング
• 申込書の折れや破損の補修
• 画像データへの属性情報（支店番号＋カードローン口座番号）のパンチ入力
• お客さま提供のマスターデータと突合し、整合性チェック
• TIFFデータからPDFデータへの変換

ご納品物

• 画像データ（PDFデータ）、索引データ（属性情報）
• マイクロフィルム