文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム
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ご導入内容とお客さまの状況
| お客さま | 大手生命保険会社A社さま |
|---|---|
| ご導入いただいた内容 | 事務センターにおける業務の見直し |
| 対象業務 | 保全書類・申込書類スキャン業務 （処理後の書類受付、前整理、スキャン、画像検査） |
| 対象部門 | 事務企画系部署（予算部門）、子会社事務センター（実作業部門） |
| 導入前の状況 | 作業工程は以前にマイクロ撮影をしていたころからほとんど変わっておらず 、日量60,000枚の書類をスキャンするために、フルタイムで50～100名の作業者が注力していた。 |
| 導入効果 | 作業のやり方など運用部分における改善だけでなく、スキャンや画像検査などのシステムのカスタマイズなど、システムとの連携も業務改善案の中に盛り込まれ、包括的な改善を行うことができた。 |
| 導入結果 | ジェイ･アイ･エムの業務改善案導入により、人件費を40％削減。 |
お客さまの課題
スキャン業務を子会社へ委託していたが、委託費用がかさんでいたため、スキャナや検索システムのリプレースを決定。その際、スキャン業務そのものの効率化もおこなうこととし、作業工程の整理、人員の最適化をめざされました。
業務改善案導入までの実施内容
約3カ月間で実施。毎週1日定例会を実施しました。
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お客さまの現状ヒアリング
- お客さまがおこなっているスキャン業務の概要についてヒアリング
- 作業体制（人数・機器の台数・作業時間等）や大まかな作業フローをご説明いただく
- あらかじめジェイ･アイ･エムが準備していた質問について、ご回答いただく
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お客さまの作業現場の取材・調査
- 実際の作業現場を見学
- 実際に作業を行っている様子や、作業内容の詳細を現場の方々にヒアリング
- 現場管理者さまにご指導いただき、実際の作業を体験する
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レポート作成・取材結果ご報告
- 現状ヒアリング、現場取材・調査の内容を、レポートとして「取材報告書」にまとめて提出
- お客さまにて取材報告書の内容に相違がないかをご確認いただく
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追加ヒアリング、現地取材・調査
- 承認いただいた「取材報告書」の内容を前提として、改善案をご提案するための追加調査
- 改善案の実現性などを検討するため、現場の方への追加ヒアリングを実施
- 作業現場への再取材・再調査をさせていただく
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業務改善ご提案書作成
- 取材報告書、追加取材の内容をもとに、レポートとして「業務改善提案書」にまとめて提出
- お客さまにて業務改善案を実際に導入するにあたって支障があるかどうか、またどの改善案を実施するかをご検討いただく
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改善プロジェクトお見積
- お客さまにて決定いただいた業務改善案を実行に移すのに必要な費用のお見積を作成
- お客さまにて見積金額と改善案を併せて検討いただき、改善プロジェクトの内容を決定いただく
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改善プロジェクト着手
- スキャン作業改善案導入支援、教育・トレーニングのお手伝い
- スキャニング、パンチ入力、書類溶解処理のジェイ･アイ･エムへのアウトソーシング
- 最適なドキュメント管理ツールのご紹介、販売、構築のお手伝い
