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導入の経緯とお客様の課題

A社さまでは、症例報告書を文書管理システムで保存。
日々作成され蓄積されていく症例報告書にシステムのデータ使用容量は膨れ上がり、比例して使用料金も増加し続けていくことが課題となっていました。
そこで、システムの使用容量の低減を図ることを目的に、システムに保存されているデータを抜き出し、別の媒体に移行することを決定いたしました。

作業要件

データは長期にわたる保存・利活用を可能とするため、以下の要件となりました。
①PDFファイルをTIFFファイルに変換して保存する
②媒体は長期保存用メディアを使用し、これにデータを格納する

変換作業の要件

• ファイル形式：TIFF(G4圧縮)
• ファイル単位：マルチページファイル
• 色調：モノクロ
• 解像度：300dpi
• ファイル名：PDFファイル(元ファイル)と同様

データ格納の要件

• メディア：長期保存用DVD-R
• フォルダ構成：元の構成と同様

実施概要

1. 複数のPDFファイルを一括して変換するための、A社さま専用の変換システムを開発。
2. 変換システムを用いて、画像ファイルに変換。
3. 長期保存用メディアにデータを保存。
4. それぞれの工程でエラーが発生した場合、エラーログデータを出力し、それぞれ検証。
5. 作業は「進捗管理表」をもって進捗の管理を実施。

作業の流れ

1. PDFファイルのダウンロード

   • お客さまが活用されている文書管理システムからPDFファイルをダウンロード
   • ダウンロードするためのユーザID・PW等はお客さまからご提供いただき、システムのダウンロード機能を使用

2. ZIPファイルの解凍

   • 文書管理システムからダウンロードしたZIPファイルを解凍
   • 解凍時にエラーがあった場合、エラーのログデータを出力フローチャートテキスト

3. ファイルの変換

   • 変換システムにてPDFファイルからTIFFファイルへ変換する
   • フォルダ構成は、元のフォルダ構成と同様に作成
   • 変換後のTIFFのファイル名は、PDFファイルと同名に付与
   • 変換時にエラーがあった場合、エラーのログデータを出力

4. TIFFファイルの検証

   • 各ファイルが間違いなく開くことができるか、ファイルに破損がないか検証
   • エラーがあった場合、エラーのログデータを出力

5. ファイル数の検証

   • PDFファイル数とTIFFファイル数が一致するか、変換時のログデータにて照合

6. メディアへ格納

   • １治験実施計画の単位で１枚のDVD-Rに格納
   • 元の構成と同様のフォルダ構成で格納