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アーカイブ

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公文書をさす”archive”が由来。長期間にわたって保管されている文書などの記録、また、保管する行為そのものや、記録の保管庫をさします。IT用語では、複数のファイルをまとめて圧縮したものをアーカイブと呼びます。 関連語:”デジタルアーカイブ”

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)によるJIIMA認証制度の中の1つ。
電子データを30年以上保存する「アーカイブ」用途のために、JIIMAが光ディスクを読み取り装置と組み合わせて機能仕様を検証するものです。
・ディスクに記録した時の品質がJIS Z 6017(電子化文書の長期保存方法)で定められている「良好な状態」を満たしている
・ディスクは ISO/IEC 16963 準拠の寿命試験で推定寿命が30年以上ある
これらの条件を満足すると判断したものを認証しています。
この認証した製品を使うことで高品質な光ディスクによる長期保存が期待できます。
認証した製品の一覧は、JIIMAのホームページで公表されています。

検索キーワードが完全に一致しなくても、関連する結果を見つけ出すことを目的とした検索手法です。主にテキスト検索に使われます。スペルミス、タイプミス、近似語句、あるいは部分的な一致を含む検索キーワードに対しても、柔軟に解釈して検索することができます。

ファイルやフォルダ、ブラウザ、ソフトウェアなどに設定する特定の条件に合致する利用者からのアクセスを阻む仕組みのこと。

マイクロフィルムの1種。ロールフィルムを1コマ単位に切断し、窓状に切り抜いてあるカードに貼りつけたものです。カードに情報を書き込むことができるスペースがあり、ファイリングができます。図面や地図、新聞などに使用されます。

管理や管轄を他に移すこと。文書管理においては、例えば執務室内での保管期限を終えた書類を、倉庫に移動して継続して保管することです。

(文書管理において)コンピューターが、目的の情報を効率よく探すために利用する「索引」のこと。
検索性を上げるためにデータ本体とは別に作成(または設定)します。
例えば、データベースにおいて、名称や番号などよく使用する項目の値を作成しておくことで、該当のファイルやデータを素早く検索することができます。

令和5年(2023年)年10月1日に開始される適格請求書等保存方式のことで、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除方式の1つです。
令和元年(2019年)10月1日に消費税率引き上げと同時に軽減税率制度が導入されたことに伴い、消費税の仕入税額控除方式として「区分記載請求書保存方式」が導入されました。令和5年(2023年)年10月1日から導入される「適格請求書等保存方式」は、現行の「区分記載請求書」の記載事項に対し、「登録番号」や「適用税率」、「税率ごとに区分した消費税額等」を追加した「適格請求書」を保存することが要件となっています。
※帳簿の記載事項と保存要件は、令和5年(2023年)年10月1日以降も変更ありません。

「適格請求書」を発行できる事業者は事前に税務署に登録した「適格請求書等発行事業者」に限られます。売り手は、買い手(課税事業者)から「適格請求書(または適格簡易請求書)」を要求された場合は、正確な適用税率や消費税額等を伝えるための書類(「適格請求書」または「適格簡易請求書」)を発行しなければなりません。買い手が、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除を受けるためには、「適格請求書」などの請求書および一定の事項を記載した帳簿を保存しなくてはなりません。

ファイリングにおいて「移し替え」とは、あまり使用しなくなった紙文書を、使いやすい場所から使いにくくても良い場所(例えばキャビネットの最下段など)に移すことです。
類語:「置き換え」

コンピュータによる計算データ処理。値の大小などの比較や、論理式による処理もこれにあたります。
例えば、在庫を100持っていなければならないというルールに対して、前月の在庫と当月の在庫数から算出し(引き算)、在庫が不足するならば(条件付与)翌月の仕入れ数を返すといった具合です。

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