システムの入れ替えやバージョンアップ、老朽化した記録媒体からの新規媒体への移し替え、OSが入れ替わる、などの理由で、保管しているデータの環境が変わるとき、新しい環境でもデータが正しく閲覧できるよう、データの形式を整えて、適切に保管し直す過程のことです。
マイクロフィルムの一種。格子状に何列かの画像を収容した105mm×148mmのフィルムです。フィッシュは容易に大量の複製ができるため、部品リストやカタログ、資料など出版媒体としても使用されます。
オフィスの一般文書や図面などを保存するため、縮小撮影された写真フィルムです。マイクロフィルムリーダーという拡大装置を使うことで、拡大された画像を見ることができます。印刷機能が搭載されているものであれば、原版と同寸で印刷ができます。
図書館や公文書館では紙と併用してマイクロフィルムが保存されています。その特性は以下の通りです。
- 圧縮率：1本のマイクロフィルムに最大5,000ページ分の情報を保存可能。
- 可視性：マイクロフィルムは、紙文書や画像を目に見える形で記録します。ハードやソフトに頼らない可視性を備えています。
- 規格の統一：ISOやJISにより標準化されています。
- 長期保存性：100年後でも見読性を確保。適切な保存をおこなえば500年以上の期待寿命があります。
マイクロフィルムをパソコンで扱える電子データに変換すること。成果物のイメージファイルは、紙原稿をスキャニングして作成されたものと同様にパソコンの画面上で表示させることができます。しかし、原稿が縮小された写真であるため、紙文書からのスキャニングと異なり、質のよいスキャニング装置を用いることと、知識と経験の豊富さにもとづき作成されることが重要となる。
複数のファイルを結合（統合）すること。別々のファイルの中に存在する共通のキー（項目）で一つにまとめる処理です。
例えば、請求金額リストと入金金額リストに「商品番号」が共通して記載されている場合、両ファイルの「商品番号」をキーにデータをつなげ、請求金額と入金額を紐づけます。そして商品番号＋入金額＋請求額、更には参照結果（請求に対する入金の過不足等）を記載したファイルとしてまとめる処理がこれにあたります。
データベースや情報システムにおける、基本的な情報のこと。また、それらを集約したファイルやデータベースのテーブルのこと。
例えば、商品情報(商品ID、商品名、価格など)がまとめられた｢商品マスター｣や、顧客情報(氏名、住所、電話番号など)がまとめられた｢顧客マスター｣などがあります。
複数のファイルを照合（突合）することです。これは、別々のファイルの中に存在する共通のキー（項目）で照合（突合）させる処理です。例えば、売上集計ファイルを作成するために、商品マスターファイルと売上ファイルを照合させる、などの場面があります。
大型汎用機とも呼ばれます。企業などの組織の基幹システムに使われる大規模なコンピュータのことです。ターミナルと呼ばれる端末を用いて操作するのですが、本体をホストコンピュータと呼びます。過去のシステムとの互換性や耐久性が高い特徴を持ちます。
属性データともいいます。あるデータに対して、データの利用時に使いやすいように、補足説明するために付け加えられるデータ。例えば書類のスキャニングをおこなう場合、書類の日付や登録番号、顧客名など。
大量文書を束で一括してスキャニングする場合、作成されるイメージ画像のファイル名は単なる連続した通し番号が自動的に付与されます。それぞれのファイル毎にメタデータと関連付けてイメージ画像と一緒に検索システムに登録することで、日付ごとや登録番号毎の検索を可能にします。データを効率よく閲覧、管理するために重要な情報です。
