文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム
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文書管理システムの活用で、
ファイルサーバーの肥大化問題も解消！
全てのファイルをファイルサーバーで保管していませんか。
紙のファイルであれば、用途により個人デスクや共有キャビネットに分類して保管しているのに、電子ファイルは全てファイルサーバーで保管している、という企業が多く、ファイルサーバーの肥大化が問題となっています。
一旦、ファイルサーバーに保存されてしまうとなかなか整理ができず、データは増大し続け、サーバーの容量不足になり、コストや運用負担も増大します。また、「探しているファイルが見つからない」、「誰かに削除されてしまった」というリスクも発生します。
そこで、スキャニングした電子データをはじめ、使用頻度の高い組織の共有ファイルや、残しておくべき完了案件ファイル、規定で保管義務があるファイルは、文書管理システムで管理・活用することをお勧めします。
文書管理システムの運用イメージ
一般的な文書管理システムの機能
一般的な文書管理システムの機能です。
ご紹介する文書管理システムによっては、一部搭載していない機能もあります。
検索・表示機能
- 属性検索
- 文書の登録時に入力した属性項目に対して、キーワードや条件で検索します。
- フォルダ検索
- Windowsエクスプローラのようなフォルダ構成にて、
文書を階層的に絞り込ことができます。 - 全文検索
- 文書に含まれるテキスト全体に対して、キーワードで検索します。
- 串刺し検索（フォルダ横断検索）
- 複数の文書種別に対し同一キーワードで一括検索します。
- 一覧表示
- 検索結果を一覧で表示します。
- サムネイル表示
- 検索結果を縮小されたイメージ画像の一覧で表示します。
- サマリ表示
- 検索結果をサムネイル表示と一覧表示を組み合わせて表示します。
その他便利な機能
インポート（登録）-
- ドラッグ&ドロップで簡単登録
- 入力エラーチェック
- 文書一括登録
ワークフロー機能-
- 経路（グループ全員、並列、回覧/通知、事前通知）
- アクション（否認、差戻、取り戻し、中止、代理申請/承認、引き上げ承認、追記承認）
- その他（自動経路選択、承認中の経路変更、デッドライン、まとめ申請、連続申請）
版管理-
- 最新版、旧版、改訂履歴
- 旧版文書と比較し、変更箇所の明示（新旧比較）
関連文書管理-
- 文書間で関連文書の紐づけ
- 上位文書/下位文書の相互参照
期日管理-
- 期限が過ぎた文書は、自動的に期限延長、廃棄
- 契約書など期限つきの文書に対して、期限が近付くと関係者にメール通知
アクセスログ管理-
- 誰が、いつ、文書/ファイルを閲覧したか（操作日時）等のアクセスログの管理
アクセス権限制御-
- グループ単位で、フォルダ毎にアクセス権限の設定
- ユーザーの権限や文書の種類に応じた柔軟なセキュリティ設定
- ダウンロード、印刷のアクセス制限
