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スキャニングサービス-スキャニングのイロハ


初めてスキャニング業務を外部に委託するお客さまのための“スキャニングのイロハ”

初めてスキャニング業務を外部に委託するお客さまのための“スキャニングのイロハ”

スキャニングの手順や効率的におこなえるコツをご紹介します。手間のかかるスキャニングはジェイ・アイ・エムにお任せください

スキャニングサービス-スキャニングのイロハ
スキャニングのイロハ

目次

スキャニングとは

スキャニングとは、「スキャナーを用いて写真や文書などの原稿を読みとり、デジタルの画像データに変換すること」です。今では、複合機や卓上スキャナーで簡単にできるので、オフィスのあちらこちらでスキャニングをしている姿をみかけます。

スキャニングの手順

一般的なスキャニングの手順です。

  • 1
    ファイルから書類を取り出し、ホッチキスやクリップ、付箋をはずす
  • 2
    角や向きを揃えて、スキャナーにセットする
  • 3
    変換したいデータ形式(PDF、TIFF、JPEG)を選択する
  • 4
    色(カラー、モノクロ)や解像度(200dpi、300dpi…)を選択する
  • 5
    スキャニング後の画像データの保存場所を指定する
  • 6
    読み取り面を指定する
  • 7
    スキャニング開始
  • 8
    スキャニングが終了したら書類を取り出す
  • 9
    スキャニングした画像データにスキャニングもれがないか、折れや曲がり、汚れがないか1枚ずつ確認する
  • 10
    スキャニングもれや折れ・曲がり・汚れがあったら、スキャンし直して画像を差し替える
  • 11
    画像データが上下さかさまになっていたり、向きが違っていたりするものは修正する
  • 12
    画像データの名前を管理しやすい名前に変える
  • 13
    画像データに問題がなければ、書類はホッチキスやクリップをしてファイルに戻す、または不要であれば廃棄する

日常的におこなっているスキャニング作業も、実はこんなにたくさんの作業工程があります。
スキャニングする量が数枚であればあまり問題はありせんが、例えば部内の書類をまとめてスキャニングする場合、大変な手間がかかってしまいます。

スキャニングの効率的なやり方

社内でペーパーレス化を推進されているお客さまから、「自社でスキャニングをやっているが、あまり進まない」というご相談を受けることがあります。
スキャニングの効率的なやり方を以下に記載します。

スキャニングのコツ<その1>
工程ごとに分業する

スキャニング作業にはたくさんの工程があるため、工程ごとに分業するとやりやすいです。

工程 作業内容
前整理 žファイルから書類を取り出し、ホッチキスやクリップ、付箋をはずす
向きをそろえる
スキャニング ž角や向きを揃えて、スキャナーにセットする
データ形式(PDF、TIFF、JPEG)、色(カラー、モノクロ)、解像度(200dpi、300dpi…)、保存場所、読み取り面を指定し、スキャニングする
スキャニングが終了したら書類を取り出し、後工程へ
画像検査・ファイル名変更 ž スキャニングした画像データの検査をおこなう
→スキャニングもれがないか
→折れや曲がりや汚れがないか
→上下さかさまになっていないか
向きが違っていたりするものは修正する
画像データの名前を管理しやすい名前に変える
後整理 画像検査に問題がなければ、書類はホッチキスやクリップをし、ファイルに戻す、または不要であれば廃棄する

スキャニングする書類がたくさんある場合は工程ごとに複数人で作業することが望ましいですが、作業される方が少ない場合、またはおひとりでやらなければならない場合も、工程ごとに書類をまとめておこなうと効率よく作業を進めることができます。

スキャニングのコツ<その2>
作業する時間をあらかじめ決めておく

スキャニングの作業だけをまかされているのなら問題ありませんが、本来の業務とかけもちの場合はスキャニングが進まないことが多いようです。
かけもちでスキャニングされる場合は、時間や期間をあらかじめ定めた上で実行します。
さらに周知しておけば、他の業務を依頼されることが抑制されたり、他の方が複合機を使用する時間を考慮してくださったりする効果もあります。

スキャニングのコツ<その3>
スキャニングのルールを決めておく①ファイル名のつけ方

自社でスキャニングされているお客さまが、特に問題にされているのが「ファイル名のつけ方」や「ファイルの格納場所」です。
例えばファイル名のつけ方のルールがない場合、ファイル名がバラバラで検索しづらかったり、ファイル名が重複したり、何のファイルかわからなかったりします。ファイル名のつけ方のルールをあらかじめ策定しておくことが重要です。

ファイル名のつけ方のコツ

検索するキーワードを優先的に付与します。

→ 年月>顧客名で検索する場合→年月日_(社名).pdf
→ 顧客名>種類で検索する場合→(社名)_(種類名).pdf

ファイル名に年月日を入れる場合は表記の仕方を決めておきます。管理・入力しやすいのは西暦4桁+月2桁+日2桁です。→yyyymmdd ※年月日の間に「.」「年」「月」「日」の表記は入力の手間がかかるので入れません。

ファイル名に社名を入れる場合、法人の種類(「株式会社」、「社団法人」等)が不要であれば外します。

ファイル名があまりに長すぎて、最後までファイル名を読まないとわからないようなファイル名は避けます。
ファイル名が日付だけ、「Book1」「その他」「諸々」「○○関係」「○○関連」など、ファイル名では理解できないものは避けます。ただし管理番号など、管理台帳があればわかるものなどは問題ありません。

スキャニングのコツ<その3>
スキャニングのルールを決めておく②ファイルの格納場所

また、ファイルを格納するフォルダ階層もルールがないと、階層が深くなってしまって見つけにくくなってしまったり、どこにあるか分からなくなってしまったりします。どこに格納するのか、階層は何階層目までとするかなど、あらかじめ決めておくと検索や管理がしやすくなります。

業務の流れや構造が決まっている場合は、あらかじめフォルダ階層が構成された空フォルダを用意しておくと効率的です。

空フォルダ例

営業の顧客フォルダの場合、以下のような空フォルダのセットを作成しておき、新規の取引先が発生したらフォルダごとコピーして使用します。

手間のかかるスキャニング作業はおまかせください

上記の記事はお役に立ちましたか。

スキャナーが進化したことで利便性や処理スピードが上がったとしても、スキャニングするにはやはり手間がかかるものです。
まして、スキャニングしなければならない書類が大量にあったり、専用のスキャナーではなく皆さんが共有で使用している複合機しかなかったり、複合機や卓上スキャナーではスキャニングできないサイズのものだったり、契約書のような袋とじのものだったりしたら、なおさら困難です。

手間のかかるスキャニング作業は、スキャニング代行会社にご依頼ください。

スキャニング代行会社に委託する効果

スキャニング専門業者に委託すると下記のような効果が得られます。

社員の方がスキャニング業務をおこなっている場合

  • スキャニング業務の手間がなくなり、本来の業務に注力できます。
  • 限られた人財をコア業務に集中させることができます。
  • 社員の方にかかっていたコストがなくなります。

スキャニング業務のために臨時社員を雇用している場合

  • 勤怠管理や給与管理などさまざまな労務処理がなくなります。
  • 人員調整のための採用業務がなくなります。
  • 指導・教育のための時間が不要になります。
  • 急な離職への対応が不要になります。

その他にも、
専門的な知識やスキルを持っているので、ノウハウや経験、最新のIT技術により、スピーディにかつ、高品質なデータを作成できます。
機材の運用費などのコスト削減も見込めます。

外部に委託すれば、一時的に費用がかかってしまいますが、その費用に対して、極めて大きい効果が得られます。

スキャニングのメリット」をご覧ください。

会社によってスキャニング価格に差があるのはなぜか

委託する会社によってスキャニングの価格に差があるのはなぜでしょうか。
そもそもスキャニングの費用には何がかかっているのでしょうか。

スキャニングの代行会社がおこなう作業は、基本的には、お客さまがオフィスでおこなう手順と変わりません。

「オフィスでお客さまがスキャニングする手順」をご覧ください。

そのため、スキャニングにかかる費用は

  1. 書類の引き取り費用(お客さま持ち込みの場合は不要)
  2. スキャニング前の書類の整理費用
  3. スキャニング費用
  4. 画像検査費用
  5. ファイル名入力費用
  6. 格納するメディアの費用
  7. スキャニング後の書類の整理費用(廃棄であれば廃棄費用)
  8. 書類の返却・成果物ご納品の運搬費用
  9. 全体の作業進捗管理費用

となります。

ホームページで公開されている価格が「○円~」と表示されているのは、上記の付随作業がどの程度かかるか、お客さまの書類の状態がどのようなものかにより、価格に変動があるためです。

そのため、表示されている価格には、付随する作業項目がどの程度含まれるかを、あらかじめ確認する必要があります。

わからないことや不明なことは、スキャニング代行会社に何でも聞いてみてください。

お見積り作成に必要な情報

お問い合わせ時に、私たち代行会社がお聞きするのはこの5点程度です。

Point1
対象の書類は何か

(契約書なのか、見積書なのか、マニュアルなのか、図面なのか など)

Point2
書類のサイズはどれくらいか

(A4なのか、A3なのか、新聞紙より大きいのか、はがきより小さいのか など)

Point3
書類のボリュームはどれくらいか

(100枚なのか、キャビネット1本分なのか、ダンボール10箱分なのか など)

Point4
いつまでにスキャニングしたいのか

(3カ月以内に完了したいのか、3カ月後から始めたいのか など)

Point5
電子データの使用目的は何か

(業務を効率化したい、他の部でも情報を共有したい、災害対策として、ペーパーレス化したい など)

これらの情報をもとに見積りを作成します。
「まだ依頼するか決めていない」
「そもそもスキャニングすべきかわからない」
「費用対効果を知りたい」
何でも結構です。

まずは、メールかお電話で、お客さまの課題をお聞かせください。
お客さまの課題にあった方法をご提案します。

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