文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

メリットをひとつひとつ解剖します

スキャニングのメリット

1. 業務効率化（情報共有化、検索性向上、迅速な問い合わせ対応）
2. 省スペース化
3. コスト削減（業務効率化＋省スペース化）
4. セキュリティ確保（紛失防止、アクセス制限）
5. 情報の安心・安全・長期保管（災害対策、原本劣化防止）
6. CO²削減

メリット１：業務効率化（情報共有化、検索性向上、迅速な問い合わせ対応）

スキャニングすることで特筆したいメリットの一つは「業務効率化」です。
紙文書をスキャニングし電子データにすることで、情報共有化、検索性向上、迅速な問い合わせ対応を可能にし、業務効率化を図れます。
他にも、紙文書と電子データの併用をやめることで運用が効率的になったり、紙によるファイリングの手間がなくなったりします。

情報共有化

複数部門での同一文書の同時参照が可能。紙文書のように、１人が使用していたら他の人が使用できない、などということはありません。
紙文書を保管している鍵の管理者がいなくても、使用権限があればいつでも使用することができます。

検索性向上

フォルダ名やファイル名、作成日から簡単検索。
担当者がいなくても共有フォルダにあれば簡単に見つけ出すことも可能。
スキャニング時に、紙文書のテキスト情報を付与させることもできるので、ファイルの内容に含まれる単語からでも検索することができます（全文検索）。

迅速な問い合わせ対応

「情報共有化」と「検索性向上」で、問い合わせに対しいつでも迅速に対応可能。
迅速な対応は、顧客満足度向上にもつながります。

紙と電子の併用中止

ワークフローシステムや文書管理システムなど、多くの文書が電子データとしてやり取りされている中に紙文書が介在すると、紙文書の処理にかかる分、業務全体のスピードを低下させます。
紙文書をスキャニングし電子データにすることで、その業務にかかるすべての文書をITインフラでやり取りできるようになるため、業務全体のスピードがあがり、効率が向上します。

ファイリングの省力化

紙文書のファイリングをする場合、タグシールやインデックス紙を用意しファイル名を記載して、角を整えて穴をあけ、ファイルにとじ、キャビネットにしまう、という作業がありました。
もし、キャビネットにファイルを収納するスペースがなかったら、スペースづくりからおこなわなくてはなりません。
電子データはスキャニング後、適切なファイル名をつけて、保存しているフォルダに入れるだけ。これまでかかっていたファイリングの時間を省けます。

メリット２：省スペース化

電子データであれば、コンパクトなメディアやハードディスクに大量に入れられ、省スペース化を可能にします。
例えば、オフィス文書であればキャビネット3.5～4本分がDVD１枚程度におさまります。

5段キャビネット１本分のオフィス文書量：25,000枚(1段5,000枚×5段)、PDFデータ１画像の容量：約50KB（モノクロ、表面のみ）、DVD１枚の容量：94,000画像

メリット３：コスト削減（業務効率化＋省スペース化）

業務効率化と省スペース化によるコスト削減と費用対効果例をご説明します。

1人が1日のうちに、会社で紙文書を探す時間は平均10分～20分といわれています。
紙文書をスキャニングすることで、この検索時間を1日平均10分減らせれば大幅なコスト削減が可能です。

スペースコストの削減

文書の保管してるスペースもロスになっていませんか。スキャニングすることで、文書が占有していたスペースを他の生産的リソースに置き換えたり、保管室そのものをなくしたりと、大幅なコスト低減につながります。

スキャニングによる費用対効果

スキャニングで削減できるコストは、検索性向上による時間コストとスペースコストだけで年間1,854,000円（=時間コスト1,584,000円＋スペースコスト270,000円）となります。
スキャニング費用が1枚10円だった場合、1年で十分効果が得られます。

メリット４：セキュリティ確保（アクセス制限、紛失抑制）

紙文書より電子データの方がアクセスの制限がしやすく、また、紙文書そのものの紛失を抑制できます。

アクセス制限

施錠タイプのキャビネットに保管していても、1日中鍵をかけずにいた場合、日中の監視は困難です。
また、機密文書と一般文書を同一キャビネットで保管し、一般文書の使用時に合わせ開錠していたら、機密文書へのリスクが高まります。
電子データにして、それぞれのファイルにパスワードを付与しておくだけでも、自由な閲覧を抑制できます。
電子データであれば、フォルダの閲覧権限を設定することも容易です。
文書管理システムであれば、より高度なセキュリティ対策の対応が可能です。

紙文書の紛失抑制

紙文書の出し入れがないためファイリングミスや未返却が発生しません。紛失を抑制できます。

メリット５：情報の安心・安全・長期保管（災害対策、原本劣化防止）

火災や地震、河川氾濫や津波などの災害があっても、紙文書をスキャニングし電子データにしておけば、バックアップ作成による分散管理が可能であるため、災害復旧対策が図れます。
長期保管しなければならない書類や貴重な文書は、大切に長く保管しておきたいものです。普段活用するのは電子データを用い、書類は大切に保管することで、書類の原本劣化を防止します。

メリット６：CO²削減

電子データであれば「情報共有」ができるので、無駄なコピーはとりません。紙文書の配付もなくなります。
紙資源節約による環境への貢献によりCO²削減を実現します。