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BCPソリューション

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BCP(事業継続計画)における情報資産の保管をサポートします


被災を受けても事業を継続するために、情報資産の保管をサポート。紙文書の電子化、マイクロフィルム化で、バックアップデータを別の場所で保管することを推奨します。

情報資産のBCPは策定されていますか?

中小企業庁の『中小企業BCP策定運用指針(第2版)』によると、東日本大震災において、中小企業の多くが、貴重な人材を失ったり、設備を失ったりすることで、廃業に追い込まれたと、いう記述があります。被災の影響が少なかった企業においても、復旧が遅れ自社の製品・サービスが供給できず、その結果顧客が離れ、事業を縮小し従業員を解雇しなければならないケースも見受けられたそうです。

情報資産のBCPは策定されていますか?

中小企業庁では、「BCP取組状況チェックリスト」において物的資産(情報)に以下のチェック項目をあげています。

  • 情報のコピーまたはバックアップをとられていますか?
  • あなたの会社のオフィス以外の場所に情報のコピーまたはバックアップを保管されていますか?
  • 主要顧客や各種公共機関の連絡先リストを作成する等、緊急時に情報を発信・収集する手段をご準備されていますか?
  • 操業に不可欠なIT機器システムが故障等で使用できない場合の代替方法がございますか?

本社が被災地となって業務の継続が困難になってしまい、他の拠点に本社機能を代替しておこなわなければならない場合、スムーズに事業を継続するために、ジェイ・アイ・エムではお客さまの情報資産の保管をサポートいたします。

紙文書の情報資産を電子化し、紙文書を別の拠点で保管する

紙文書のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
電子データは日常業務の運用にご活用いただき、紙文書は別の拠点の外部倉庫に保管します。

実際にご相談をいただいた事例

「耐震用キャビネットではないキャビネットの廃棄が決定!廃棄は間近にせまっているのに、中の書類の整理ができていない!何をどうしたらいいのかわからない!」
実際にご相談をいただいたお客さまの事例です。
期間がなかったため、一旦外部倉庫に対象の紙文書をすべて移動し、その後倉庫内で紙文書の特性を分析、電子化するものと紙文書のまま保管するもの、廃棄するものに選別する案をご提示しました。

紙文書の情報資産を電子化し、バックアップデータを別の拠点で保管する

紙文書のままで保管・活用している情報資産は、スキャニングし電子データを作成します。
電子データはメディアに格納し、別の拠点に保管します。あるいは別の拠点にサーバーをたて、そのサーバにデータを格納します。

情報資産をマイクロフィルム化し、マイクロフィルムを別の拠点で保管する

紙文書や電子データの情報資産は、長期保存性が優れているマイクロフィルムにし、マイクロフィルムを別の拠点の外部倉庫に保管します。

BCPの対象となる紙文書(例)

ある保険会社さまにて、BCPを目的に「社内重要文書の電子化」作業を実施しました。
お客さまで電子化した書類の一覧にあるように、これらはBCPとしての範囲の対象になる書類です。

導入事例

外資系生命保険株式会社A社さま本国からの指示により、社内における事業継続管理体制を徹底することとなり、その一環 として社内重要文書の電子化をジェイ・アイ・エムと協力して導入。結果、災害対策のためのバックアップ体制を構築しただけでなく、特定業務の問い合わせ急増にもイメージ検索にてご対応できました。

電子化書類一覧(一部抜粋)

経理部 決算関係書類、法人税等の申請書控、監査法人との契約書
人事部 住民税・所得税関係書類、職員簿、退職金支給関係書類
経営企画部 株主総会関係書類、取締役会・監査役会議事録
システム部 プログラム仕様書、開発の見積書・契約書、リース・レンタル等の契約書
法務部 訴訟関係書類
営業管理部 所得税関係書類、決済申請書、社内稟議書、訴訟関係書類
契約部 集団扱契約書、嘱託医委嘱契約書、訴訟関係書類
保険金部 基本規定、通達、決算関係書類、訴訟関係書類、稟議書
コンプライアンス部 決裁申請書、事故報告書、稟議書
リスク管理部 議事録
運用管理部 ローン契約書、基本取引約定書、資産査定、審査報告書、取引先決算資料

BCPだけじゃない!電子化は業務効率化も実現!

BCPの一環として電子化した電子データは、通常業務でご活用いただくと、業務効率化が図れます。

電子化によるメリット

検索性向上により、業務効率化
検索性向上により、迅速な問合せ対応で顧客満足度向上
社内LANでの使用で、情報共有化実現
パスワード設定で、セキュリティ対策
情報共有のためのコピーがなくなり、環境保護

A t t e n t i o n

ジェイ・アイ・エムは、
お客さまの
さまざまな業務プロセスを
強力にサポート。

JIMにできること

C o n t a c t

文書管理や業務プロセスに関する課題はございませんか。
小さなことでもなんでも構いません。お気軽にお問い合わせください。

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