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ご導入内容とお客さまの状況

お客さま医薬品小売業A社さま
ご導入いただいた内容医薬品登録販売者を対象としたクラウド型日報管理システムの開発
対象業務医薬品登録販売者の実務経験時間における管理業務
実施内容初期導入時:要件定義、クラウド環境構築、店舗マスターデータ・従業員マスターデータの登録、SSL証明書発行
運用サポート:メール・電話による運用サポート

導入の経緯とお客様の課題

登録販売者制度の改正に伴い、

  •  登録販売者の業務経験を記録・保存する事が義務づけ
  • 登録販売者として就業し、単独で売り場に立つためには、月80時間以上の実務経験が必要(2015年当時)

となりました。A社様では法改正に対応するため、登録販売者である実務従事者が日報シート(紙)に業務内容を手書きで記録し、この日報シートを保管することにいたしました。

ところが、このような課題が発生します。

  • 各店舗の店長(以下「店舗管理者」)は実務従事者の実務経験時間数を管理するため、実務従事者ごとに業務時間を集計し、シフトを作成する必要があった。店舗管理者は実務時間の集計・シフトの作成のために、手書きされた日報シートをもとに電卓で集計していたが、毎日のことでもあり業務負担が大きかった。
  • 過去5年に遡り当局に提出する必要があるため、原紙を5年分保存する必要があった。
  • 各店舗で日報シートを管理していたため、本部では一元管理ができておらず、実態を把握するため現地に出向くなど、大変な手間がかかっていた。

そこでA社様では紙運用による手間を省力化するため、データ入力を委託することを検討。当社にお声がけいただきました。

しかし当社の営業担当は、「データ入力の委託」では店舗管理者の負担は軽減しないと判断し、単なるデータ入力の請負ではなく、実務従事者が直接入力し自動集計できるようなシステム化を提案。利便性からクラウド型を推奨しました。

開発したシステムの機能

お客様の業務の実態に合わせ、以下の機能を搭載したシステムを開発しました。また、店舗管理者や本部管理者はID・パスワードによるログインとし、アクセス権限の制限を設けました。

実務従事者の機能

実務実績入力 実務の開始時間と終了時間の入力
実績表示 入力画面には、当月の実務時間合計及び実務内容の実績を表示

店舗管理者の機能

日別実績承認 実務従事者が入力した実績内容を日ごとに確認・承認
実績承認/修正(月別) 月ごとの実務時間実績および業務実績を確認・承認
個人別実績一覧(月別) 実務従事者ごとの実績を集計し表示

本部管理者の機能

店舗マスタ 店舗情報のメンテナンス(検索、登録、修正、削除)
社員マスタ 社員情報のメンテナンス(検索、登録、修正、削除)
データエクスポート 集計データの作成

導入効果

店舗管理者の負担軽減!

実務従事者が日次で実績入力し自動集計できるため、店舗管理者のシフト作成における業務負担を軽減できました。

本部管理者の負担軽減!

各店舗・各登録販売者の実態を把握するため、スーパーバイザーが各店舗に出向き現地で確認・指導を行っていましたが、オンライン上で一元管理ができるようになり、本部管理者の業務負担を大幅に軽減できました。

原紙保管が不要に!

システム運用により紙の日報シートは廃止となったため、原紙の保管が不要になりました。

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数多くの企業さまに導入いただいております。
ジェイ・アイ・エムは、お客さまのさまざまな業務プロセスを強力にサポート。

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