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契約書管理ソリューション

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契約書管理にお困りのお客さまに 契約書に特化した電子化サービスと契約書管理ツールをご紹介します!


電子化や管理ツールにより、お客さまの契約書管理をサポート。契約書は電子化し原本を一元管理、電子化したデータは文書管理システムで閲覧、契約書の内容はテキスト化し契約情報を管理することができるようになります。

契約書の管理は特に苦労が多い!契約書管理のご要望例

情報の共有 管理部門のキャビネットで保管しているので、参照する場合は、管理部門へ出向いて閲覧する必要あり。
他部署や、各事業所・営業店でも情報を共有したいがFAXやメールで送る必要あり。(←そのため、契約書をコピーし、閲覧用に置いている会社もあります)
リスクの管理 倒産等リスクのあるユーザーの契約内容を確かめたい。
損害賠償・瑕疵担保・使用制限条項など注意すべき契約事項を管理したい。
セキュリティの強化と業務効率化 アクセス制限、アクセスログ管理を徹底したい。
契約書の共通化を図り過去の事例を有効に活用したい。でも過去の事例を探し出すのが大変。
有効期限付きデータの管理 法律や文書管理規程で決められている期間だけ保存したい。
契約満了(期間)を自動的に管理したい。

ジェイ・アイ・エムの契約書管理ソリューション

契約書の管理は、一般的なオフィス文書に比べて、管理に手間がかかります。
スキャニングすればメリットがあるのはわかっていても、社内で実施するのは困難なものです。
そこでジェイ・アイ・エムでは、電子化や管理ツールにより、お客さまの契約書管理をサポートいたします。

契約書スキャニングサービス

スキャニングのお悩みポイント

契約書は袋とじ形式が多いから社内リソースだけでスキャニングするのに時間がかかり大変。

スキャニングをするのに複合機を占有してしまう。しかし、契約書スキャニング用にスキャナーを追加購入するほどではない。

契約書のスキャニングはジェイ・アイ・エムがお受けします

  • 袋とじや薄い紙の契約書にも対応できる専用スキャナーを多数保有。大量の契約書も短期間で電子化します。
  • オフィスから持ち出さず、お客さまの社屋内に、機材と運営チームを派遣するオンサイト方式で、作業を実施することも可能です。
  • 袋とじ専用のスキャナーで、作業に慣れた専門スタッフがおこなうため、高品質のデータをご提供。短期間でデータを作成します。

作業の流れ

契約書スキャニング用に使用する機材について

契約書は通常、袋とじになっているため、高速のオートフィーダーが付属されたスキャナーを使用することができません。

資料の状態に合わせてフラットベットスキャナかブックスキャナでスキャニングします。

ブックスキャナの場合、中央部の補正がある程度可能です。

費用

スキャニング費用やインデックス(属性情報)入力は、スキャニング > 標準価格パッケージをご覧ください。

文書管理システム【i-Search Web】

スキャニングした契約書の電子データとインデックス(属性情報)は、文書管理システム【i-Search Web】で管理できます。

契約書管理に必要な機能を搭載していますので効率的な管理を実現できます。

管理部門が保管している契約書を、支店・各事業所でも簡単検索。自席のパソコンで閲覧が可能になります。

契約書管理のための機能・特徴

  • 契約満了日の管理が可能。
  • 契約内容から検索項目を作成。さまざまな項目からの検索が可能。
  • 検索項目は、お客さまが自由に追加可能。
  • 契約書のスキャニング時にOCR処理をおこないテキスト化すれば、全文検索(フリーキーワード検索)も可能。
  • ユーザーIDやログインパスワードにより、アクセス権限の設定が可能。
  • 「誰が」「いつ」「何を」したか、アクセスログの管理も可能。

 

Excelによる契約書管理ツールの作成

「文書管理システムはあるため、システムは不要」「システムを導入するほどではない。管理台帳で十分。」という

お客さまのご要望にあわせた契約書管理台帳をExcelベースで構築します。

契約書管理ツールの特徴

  • 契約管理にかかる情報を台帳化し、契約内容の一覧化。
  • 入力項目を選択肢式にしたり、入力ルールを設定したりすることで、入力の手間を効率化。
  • スキャニングした電子データはファイルサーバーで管理します。契約情報としてファイルパスをセットしておくことで、簡単に表示することが可能。
  • 契約期間満了が近い案件や失効している案件などを抽出できるようにし、契約満了(失効)・契約更新の管理を効率的に実施。
  • パスワード入力ダイアログの表示など、パスワード認証を実施することが可能。

EUC支援サービスをご覧ください。

A t t e n t i o n

ジェイ・アイ・エムは、
お客さまの
さまざまな業務プロセスを
強力にサポート。

JIMにできること

C o n t a c t

文書管理や業務プロセスに関する課題はございませんか。
小さなことでもなんでも構いません。お気軽にお問い合わせください。

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