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マイナンバー番号収集サービス

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社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)対策をサポート!


マイナンバー制度対策として、個人番号を収集する業務を代行いたします。
個人番号を収集するための「申告書」の印刷から発送、受付、不備の通知、データ入力までトータルでご支援します。

実施項目

個人番号申告書の印刷・発送
個人番号申告書の受付
(未提出者への勧奨)
番号確認と実存確認による本人確認
(不備があれば通知)
個人番号のデータ入力
(社員番号等必要情情報との紐付け)
個人番号を付与した提出資料の作成
(バリアブル印刷)

サービス概要

サービスの流れ

サービス対象範囲

対応エリア:関東圏
取得対象者規模:3,000名以上

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関する
Q&Aへの対応

1) 外部への委託

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ&Aより

Q3-11:委託契約に定めれば、委託先が、委託者の従業員等の特定個人情報を直接収集することはできますか。
A3-11:個人番号の収集を委託すれば、委託先が収集することができます。
Q6-1:個人番号が記載された書類等を受け取る担当者が、その特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ですか。
A6-1:個人番号が記載された書類等を受け取る担当者に、個人番号の確認作業をおこなわせるかは事業者の判断によりますが、個人番号の確認作業をその担当者におこなわせる場合は、特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ありません。個人番号の確認作業をその担当者におこなわせない場合、特定個人情報を見ることができないようにすることは、安全管理上有効な措置と考えられます。

ジェイ・アイ・エムにおける対応フロー

申請書の作成・印刷:マスターデータはバーコード変換し、バーコードと氏名を申請書に印字。
発送:工場・支店・部単位で申請書を送付。
申請:従業員、顧客等は申請用紙に通知カードコピーを貼付け、本人確認書類のコピーを同封し送付。
個人情報入力:申請書受付後、スキャニングし、個人番号のみ自動切出し。入力者は個人番号のみを入力。

2) 記録管理

「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」に関するQ&Aより

Q14-2:「b取扱規程等に基づく運用」及び「c取扱状況を確認する手段の整備」の【中小規模事業者における対応方法】における「取扱状況の分かる記録を保存する」とは、どのように考えることが適切ですか。
A14-2:「取扱状況の分かる記録を保存する」とは、例えば、以下の方法が考えられます。

・ 業務日誌等において、例えば、特定個人情報等の入手・廃棄、源泉徴収票の作成日、本人への交付日、税務署への提出日等の、特定個人情報等の取扱い状況を記録する。
・ 取扱規程、事務リスト等に基づくチェックリストを利用して事務をおこない、その記入済みのチェックリストを保存する。

ジェイ・アイ・エムにおける対応フロー

入手日の記録:バーコードを読み取り、入手日を記録。トレーサビリティは全てシステムで管理。
データ納品:入手日やデータ作成日を含むデータを、ご希望のファイル形式でご納品。
個人情報入力:源泉徴収票の作成日、本人への交付日、特定個人情報等の取り扱い状況を追加記録。

ご活用イメージ

ご活用イメージ図

電子化した申請書は廃棄します

電子化済みの申請書は、資料廃棄期間まで一旦ジェイ・アイ・エムセンターの保管庫にて厳重に保管します。
古紙再生工場へは、個人情報保護に配慮し、専門の業者が持ち込みます。
廃棄時、ジェイ・アイ・エム社員が1名立ち会い、廃棄時の写真を撮影、廃棄証明書を発行します。

ぜひジェイ・アイ・エムにおまかせください!~サービスのポイント~

Point1
独自の工程管理システムでトレーサビリティを担保

受付状況・進捗状況・不備状況を記録・管理。作業もれ・重複受付も抑制します。

Point2
個人を特定しない入力方式

入力する箇所の画像のみを切出し、その画面を見ながら入力します。他の個人情報を、作業者は知ることができません。

Point3
記入しやすい申請書の作成

バリアブル印刷で、従業員、顧客等の個別の申請書を作成することで、不備を抑制し、スムーズな業務遂行を実現します。

Point4
セキュリティー環境下での作業

プライバシーマーク・ISO27001を取得。セキュリティーを確保した作業体制と、従業員への徹底した教育を実施しています。

Point5
豊富な実績

政令指定都市における定額給付金業務、臨時福祉給付金業務をはじめ、大量申請書の事務処理の実績から、ノウハウを蓄積。スムーズでトラブルのない業務遂行をめざします。

<金融機関様対応>膨大な支払調書のマイナンバー対応をサポートします!

金融機関様においては、多くの法定調書がマイナンバー制度に該当。取引顧客数が多いため、支払調書作成事務等、対応しなければならない事務作業には膨大な手間がかかります。
ジェイ・アイ・エムでは、顧客への個人番号申告のご案内から、郵送受付、内容確認・本人確認、データ入力までを代行いたします。

A t t e n t i o n

ジェイ・アイ・エムは、
お客さまの
さまざまな業務プロセスを
強力にサポート。

JIMにできること

C o n t a c t

文書管理や業務プロセスに関する課題はございませんか。
小さなことでもなんでも構いません。お気軽にお問い合わせください。

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