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お客さまの文書管理の課題をお聞かせください。

オフィス文書の整理を個人にまかせると、属人性が高くなり、きちんと整理できる人とそうでない人とではバラつきが生じてしまいます。情報の共有も困難です。いつでも、誰でも、すぐに資料が取り出せる、そして不要な書類がオフィスを圧迫しない、そんな文書管理を目指すには、その資料の特性にあった方法で管理する必要があります。ジェイ・アイ・エムは、お客さまの文書管理の課題を解決いたします。

コンサルティング
コンサルティング

文書管理におけるコンサルティング

「文書管理にどこから手をつけていいのかわからない」という声を伺う機会が増えています。
お客さまの文書管理の課題を抽出し、解決策のご提案。文書管理ガイドラインの作成、紙文書の廃棄やファイル管理台帳の作成、電子化などの実作業まで、トータルでサポートいたします。

紙文書削減コンサルティング

オフィス文書の30~50%は廃棄、または倉庫に移管できるものです。これらはオフィスの管理コスト増の要因であり、また業務の非効率を生む要因でもあります。
オフィスに氾濫する紙文書を減らし、限られたスペースを効果的にご活用いただくための、ペーパーレス化のご提案、紙文書の減量をお手伝いいたします。

移転向けコンサルティング

オフィス移転や統廃合の際、「キャビネットスペースが十分に確保されない」、「ミーティングスペースを多く確保したい」などの課題やご要望が発生します。
ここで文書管理に着目!紙文書を見直すタイミングとなる移転時は、文書管理の改善がしやすく、ワークスタイル変革の絶好のチャンスです。予算も確保しやすく、移転推進プロジェクトチームとして体制も組みやすい、何より環境が変わるため、文書管理の運用を変えやすいのです。
オフィス移転時はぜひ、ワークスタイル変革をめざした文書管理の改善をご検討ください。

実施項目例

  • 現在の紙文書のボリューム調査
  • 目標削減量の算出
  • お客さまの削減活動の説明会実施、削減手順書の作成
  • 削減活動の進捗確認
  • 廃棄、倉庫移管、電子化までの実作業
  • 削減活動調査とレポート作成

e-文書法対応コンサルティング

電子帳票システムの開拓者ジェイ・アイ・エムが電子帳簿保存法の対応をお手伝いします。
電子帳簿保存法に対応して電子化することにより、紙の代わりに電子データでの保存が認められます。

電子帳簿保存法とは

国税関係帳簿書類の全部または一部について、電磁的記録による保存を認めた法律です。1998年7月に施行された法律で、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
国税関係帳簿書類の保存義務者が、最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、書類の代わりに電磁的記録で保存できます。この際、あらかじめ所轄の税務署長に申請し、事前に承認が必要となります。

電子帳簿保存法に対応するために必要なこと

電子帳簿保存法に対応するためには

所轄の税務署長に承認申請
規定されている要件を確保した保存が必要です。

(電子データの保存要件は「用語解説 電子帳簿保存法」をご覧ください。)

「最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成」したものでないと電子化保存は認められません。「帳票作成ツール」として利用している電子帳票システムでは対応できないのです。

自社開発などの業務システムや市販ERPパッケージ、電子帳票システムのそれぞれのデータベースに対し、保存が認められる作成方法になっているか十分理解が必要です。

何をすればよいのかわからないお客さまへ

これまでも、「電子帳簿保存法に対応したいが何をすればいいのかわからない」という悩みをお伺いしています。
ジェイ・アイ・エムでは、現状業務調査分析、問題点洗い出し、対策案をご提示してお客さまの電子帳簿保存法対応をお手伝いします。

その他、文書管理にかかる業務の改善

業務改善コンサルティング

申込書類の受付業務や伝票処理業務など、大量の紙文書を扱うバックオフィス業務のコスト削減、業務効率化をめざして、問題点の可視化、解決策の提案、業務改善をお手伝いいたします。

電子化内製化支援サービス

お客さまご自身でオフィス文書の電子化をするとお決めになった場合、それが初めてであれば取り決めなければならないことがたくさんあり、意外と手間がかかるものです。ジェイ・アイ・エムではスキャナーの選定や作業仕様の確定、スキャニング手順の確立、マニュアル作成、オペレーター教育など、お客さま社内の電子化チーム(スキャニングセンター)の立ち上げをお手伝いたします。

A t t e n t i o n

ジェイ・アイ・エムは、
お客さまの
さまざまな業務プロセスを
強力にサポート。

JIMにできること

C o n t a c t

文書管理や業務プロセスに関する課題はございませんか。
小さなことでもなんでも構いません。お気軽にお問い合わせください。

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