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個人文書・共有文書

組織における文書の分類を表す用語。
「個人文書」は個人の机の引き出しに保管されているなど、個人のスペースで保管しており、組織内で共有されていない文書をさします。
「共有文書」は共有フォルダーなどで保管されていて、組織内で共有できる文書をさします。
メモの段階の個人文書や作成段階の文書は、「個人文書」に区分する必要がありますが、決裁や提出により、完成段階になった文書は「共有文書」に区分するべきです。
また、どの情報が最終版なのかを明確にするために版管理も重要です。

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