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e-文書法とは

法人税法や会社法、証券取引法などの法令の規定により書面による保存、作成、縦覧等、または交付等（以下、「保存等」という。）が義務付けられていた文書を、「電子データによる保存等」を容認する法律です。ここでいう「電子データによる保存等」には、当初から電子的に作成された文書を電子的に保存等することだけでなく、書面で作成された文書をスキャナでイメージデータ化し、電子的に保存等すること（スキャナ保存）も含まれています。各主務省令で定められた方法で電子的に保存等することで、書面の保存等に代えることができるようになりました。

次の二つの法律で構成されています。

◎ ｢民間事業者等がおこなう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律｣(通則法)
→ 関連する法律を個別に改正することなく、個々の法律を改正したものと同様の意味を持つ法律

電子的に保存等する方法は、各主務省令（施行規則等）で定められています。

◎ ｢民間事業者等がおこなう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律｣(整備法)
→ 通則法の例外事項と、通則法のみでは対応しきれない部分を補うための法律

国税関係書類は整備法により電子帳簿保存法が改正され、一定要件のもとスキャナ保存が容認されました。

* 電子保存の対象外となる書類があります。

1. 船舶に備える安全手引書など緊急時に即座に確認する必要があるもの
2. 免許証、許可証など現物性が極めて高いもの

単なるコスト削減ではなく企業競争力の強化へ

e-文書法の最大の狙いは、”文書保存に関わる負担の軽減を図る”ことです。

日本経団連の試算によれば、税務関係書類の保存コストは当時経済界全体で年間約3,000億円と言われていました。
ただし、書類の電子化におけるメリットは単なるコスト削減ではありません。
電子化されたデータを効率よく活用すれば、業務や経営という観点からも大きな効果があげられます。書類の電子化は、企業競争力の強化の武器となり得るのです。

◎ 保存スペースのコスト削減
→ 書類の物理的な保存スペースが廃棄により不要になるため、キャビネットスペースの賃貸料などコスト削減ができます。外部倉庫を利用している場合、倉庫費はもちろん、搬送費や資料取り寄せにかかる費用なども削減できます。作業に関わる人件費も含め、文書保存コストを大幅に削減できるのです。

◎ 業務効率化と顧客満足度の向上
→ 電子化しネットワークを介してやり取りすれば、業務全体のスピードアップ、効率化が図れます。併せて問い合わせ対応など顧客へのサービス向上につながり、顧客満足度の向上も図れます。

◎ コンプライアンスの強化とリスク対応
→ 電子化されたデータは、パスワードやIDによるアクセス権限の管理、アクセスログ管理を容易にします。また、BCPにおける災害対策として、バックアップデータを作成し分散して持つことで、リスクを抑制できます。さらに、ワークスタイル変革においても必須の要件であるといえます。

電子化保存が認められた代表的な書類

保存が義務付けられている書類は、会社法や税法などが規定する、すべての企業に共通する「共 通文書」と特定の業種で固有の法律が規定する「業種別文書」に大別されます。
このうち、e-文書法によって電子化保存が認められた「共通文書」の代表的なものは

1. 会計帳簿
2. 証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書領収書等、および自己の作成したこれらの書類の写し）
3. 営業報告書
4. 財産目録
5. 事業(業務事務)報告書
6. 付属明細書
7. 組合員(会員、加入員)名簿
8. 議決権行使書
9. 規約等
10. 資産負債状況書類
11. 社債権者集会議事録謄本
12. 社債原簿謄本
13. 総会議事録(創立総会含む)
14. 取締役会議事録
15. 定款

などです。

各府省によって異なる電子化の要件

電子化要件は、各府省の省令により異なります。

経済産業省では、
1）見読性、2）完全性、3）機密性、4）検索性、の要件を定義しています。

国税庁では、
1）可視性を確保するための要件、2）真実性を確保するための要件、3）税務署長の事前確認制度、となっています。

また対象となる書類の性質により、満たすべき要件のレベルが異なります。
経済産業省では、最も基本となる「見読性の確保だけが求められるレベル」から、「4つすべての要件が確保されていなければならないレベル」まで、さまざまです。
注意すべきは、「書類により複数の法令で保存義務が課せられていること」です。

例えば「貸借対照表」の場合、
会社法 見読性の要件が確保されていれば電子保存を容認。
電子帳簿保存法 最初からコンピュータで作成された電子データでの保存のみ容認。

つまり電子帳簿保存法によれば、「貸借対照表」は決算関係書類に該当しますので、スキャナ等で電子化した場合の保存は容認されていません。
このように、同じ文書でも法令によって要件が異なる場合には、要件が厳しい法令に従って、電子保存をしなければなりません。

ジェイ･アイ･エムがお手伝いできること

法令などによって保存が義務付けられている書類は、e-文書法に関連する約250の法令と各府省の省令にあげられています。
e-文書法に対応するためには、お客さまの業種や書類の性質から、関係する条文で保存義務があるとされている書類の特定が必要です。
「廃棄したい書類が対象かわからない」、「どうやればいいのかわからない」とお悩みのお客さまは、ぜひ一度ジェイ･アイ･エムへご連絡ください。