文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム
Business Process Solutions Company 株式会社ジェイ・アイ・エム
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社内の書類や図面、伝票類のスキャン/保管/データ作成/システム登録や受付業務など、ドキュメントに係るあらゆる業務に関するBPO(業務代行)サービスです。
社員以外の方でもできる業務を外部に委託することで、限りある経営資源をコア業務に集中させることが可能です。
マイクロフィルムといえば図面のものが主流だった1965年当時、ジェイ・アイ・エムは、オフィスの一般文書のマイクロフィルム撮影業務を開始しました。
マイクロフィルムにとどまらず、文書管理にかかわるさまざまなサービスを展開しています。
スキャニング後の紙の廃棄や、外部倉庫への移管、紙文書にかかる業務プロセスの代行、データ入力など、ご要望に応じてさまざまな業務を支援します。
データ入力は、キーパンチャーと呼ばれる専門オペレーターが入力します。校正までしっかりおこなうので、精度の高いデータを短期間で納品できます。
コストはかかりますが、お客さまの社員の方が入力されている場合の費用や入力スタッフの管理費、業務効率化などで比較すると、より高い費用対効果があげられます。
業績に直接影響のない業務のツール作成やシステム構築は後回しにされがちで、業務部門ではわずらわしい業務が膨らむばかり。それに比例して残業時間も増加してしまいます。
高機能を搭載した巨大で巨額なシステムでなく、特定のタスクに特化した小さなプログラム(ツール)から業務支援システムまで、現場の声を反映した現場のためのツール・システムを開発します。
ジェイ･アイ･エムでは、1991年に電子帳票システムを販売開始。その草分けの存在として長年にわたり、帳簿書類の電子保存について取り組んでまいりました。長年にわたり、帳票管理におけるさまざまな「困った」を解決しています。帳票を紙で運用されているお客さま、より電子帳票における業務効率化を図りたいとお考えのお客さま、ぜひジェイ･アイ･エムの電子帳票関連サービスをご覧ください。
オフィス文書の整理を個人にまかせると、属人性が高くなり、きちんと整理できる人とそうでない人とではバラつきが生じてしまいます。情報の共有も困難です。いつでも、誰でも、すぐに資料が取り出せる、そして不要な書類がオフィスを圧迫しない、そんな文書管理を目指すには、その資料の特性にあった方法で管理する必要があります。ジェイ･アイ･エムは、お客さまの文書管理の課題を解決いたします。
ジェイ･アイ･エムのデータ処理サービスでは、ビッグデータ(音声や動画、センサーやSNSから入手する膨大なデータ群)ではなく、ユーザー部門が日々業務で扱っているCSVファイルやExcelファイルなどの構造化データを対象としています。お客さまが使用しているデータを使いやすく、運用しやすくし、日常業務の負担を楽にするお手伝いをしています。
被災を受けても事業を継続するために、情報資産の保管をサポート。紙文書の電子化、マイクロフィルム化で、バックアップデータを別の場所で保管することを推奨します。
移転はワークスタイル変革のチャンスです。移転を機に電子化を推進されてみてはいかがでしょうか。移転までの期間にあわせた電子化の手法をご提案します。
健診機関によって提供される健診結果の形態は多種多様。管理する情報を一元化しデータ化することで、過去の受信履歴や有所見者の抽出が容易になります。
ジェイ・アイ・エムにて、データの形式を統一いたします。
申請書の受付や書類精査、納税管理システムへの登録など、事務作業をすべて一括でサポートします。
電子帳簿保存法に対応して電子化すれば、紙の代わりに電子データでの保存が認められます。
申請支援、電子化作業、システムのご提案と導入支援などをおこないます。
電子化や管理ツールにより、お客さまの契約書管理をサポート。契約書は電子化し原本を一元管理、電子化したデータは文書管理システムで閲覧、契約書の内容はテキスト化し契約情報を管理することができるようになります。
マイナンバー制度対策として、個人番号を収集する業務を代行いたします。
個人番号を収集するための「申告書」の印刷から発送、受付、不備の通知、データ入力までトータルでご支援します。
給付金の支給業務など、申請書の印刷から発送、受付、支給管理、市民からのお問い合わせ対応までトータルでご支援いたします。
臨時福祉給付金などの実績によるノウハウできめ細かな対応をいたします。
定額制のサービスで、新規発生分と倉庫保管の過去分の設計資料の紙とマイクロフィルムを電子化。
事務所移転の障害になっていた大量の技術文書を電子化して、保管スペースの削減と効率化を実現！
書類の電子化と、電子化後の書類廃棄を一括して代行！各部門の作業負担の軽減に貢献。
執務室に入りきらなくなった書類を電子により一元管理して省スペース化や業務の効率化に貢献。
電子化した書類の原本は倉庫に移管。ひっ迫していた保管スペースの問題が解消。
書庫へ資料を取りに行く手間をなくして、問い合わせ対応と商品開発のスピード化を実現。
PDF化し書類を廃棄することで、保管スペースを削減。ペーパーレス化とレイアウト変更を実現。
私書箱から直接受領し、基幹システムに直接データ納品。外部委託することで会計不正を抑制。
雇用契約書や履歴書などの人事書類を電子化。テレワーク中でも、自宅で書類の閲覧が可能に！
業務効率化と、書類の保管スペースの有効活用を目的に、お客さま自社に文書管理センターを開設。
Excelベースで作成した管理台帳と、電子化したPDFファイルで、最適な運用管理を実現。
全国の特約店で保管している書類を電子化し共有化。アフターフォローを手厚くできるように！
ファイリングなどの事務作業人員削減、監査への迅速な対応、個人情報漏えいのリスク抑制。
金庫で保管していた大切な書類。社外持出禁止の資料のみ、お客さまの社内で出張スキャン。
BCP対応で、設計図書などの重要書類を電子化。お客さまの社屋内に電子化センターを設置。
検索性が格段に向上し、業務処理のスピードUP。保管スペース削減により保管コストも削減。
システムに保存されていたPDFファイルをTIFFファイルに変換し、メディアで長期保存。
旧電子帳票システムの帳票データ(給与明細等)を、PDFファイルに変換。INDEXファイルも作成。
臨時福祉給付金業務における支給対象者データの作成(抽出)とデータベースの構築を実施。
医薬品登録販売者の日報管理システムをクラウド型で開発。
ふるさと納税業務代行サービス。ピーク時、短期間で25万件の受付と登録を実施。
機密文書の整理をおこない、不要文書を廃棄
作業人件費削減を40%削減、年間約5000万円の削減に成功！
新規分をe-文書法対応で電子化し文書管理システムで運用。
はじめに、お客さまの課題や問題点をしっかりとヒヤリングします。そこで潜在的な課題を深掘りし、文書管理において、いま取り組むべきこと、将来を見据えて長期的に取り組むことを明確化。ジェイ・アイ・エムの経験と実績を活かしながら、文書管理の「本当の目的」をめざしてご提案します。
金融機関をはじめ、官公庁や流通・製造業など業種も多岐にわたり、扱うデータの種類やサービスも幅広く展開しています。
自社開発の工程管理システムにより、受付単位（箱単位やファイル簿冊単位）での作業工程・進捗状況を徹底管理。紙文書の受付から入力、検査、出荷、成果物納品までの「トレーサビリティ」を実現します。
また、工程管理システムに搭載しているスキャンログの管理で１枚単位のスキャニングもれも抑制します。
"金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全措置等についての実務指針（平成29年2月金融庁）"に適合したセキュリティ体制で作業を実施しています。
業務プロセスを一括してジェイ・アイ・エムが管理・運営。専門的なノウハウを持ったスタッフによって、書類受付などの事務センター業務やデータ入力・処理業務に特化したBPOサービスを提供します。
スキャニングの大量処理もジェイ・アイ・エムの大きな強みです。多種多様な最新のスキャナー設備とスタッフの充実、長年にわたる経験とノウハウにより毎月最大100万枚のスキャニングを実現しています。ドキュメントや図面はもちろん、特殊な形態の書類の電子化などもご相談ください。納期にも柔軟に対応します。
会社の機密文書や、日常の業務にも頻繁に使う資料など、社外に持ち出せない書類の電子化は出張スキャニングサービスにお任せください。お客さまのオフィス内に専門機材と専任スタッフチームを出張させ、オンサイトでスキャニング。文書量が多い場合は中長期的にスキャニングセンターの設立も可能です。
